Business Plan de um Processo de Outsourcing

Objectivos

Procurando a tradução de outsourcing num dicionário surge-nos a palavra “externalização”. Poderemos afirmar que o termo está correcto, no sentido em que determinadas funções no contexto de uma organização, em vez de serem cumpridas pelos meios desta, são realizadas por uma entidade externa. É isto o que diferencia o outsourcing de outros modelos de negócio. É um conceito diferente. É algo que se contrata de forma diferente.
O importante é que as duas partes (cliente e entidade contratada) têm que definir muito claramente os parâmetros a utilizar, de forma medir as variáveis sem ambiguidades. Pelo lado do cliente, tem que haver um conhecimento muito profundo do que se está a “externalizar” e, pelo lado da entidade externa, uma grande maturidade quanto à medida do seu desempenho.

No final da acção os participantes saberão:
• Avaliar que serviços são necessários, que pode subcontratar e seus respectivos custos;
• Analisar o impacto interno da exteriorização na organização, nos RH, nos processos e nos Sistemas de Informação;
• Descubrir qual é o seu novo papel como responsável do departamento ou da função “exteriorizada”;
• Determinar os aspectos chave na negociação do contrato de outsourcing: flexibilidade, duração, preços, diferentes modelos de contratação;
• Definir todos os SLAs necessários para garantir a qualidade do serviço subcontratado: estabelecimento dos indicadores a medir;
• Identificar todas as dificuldades associadas ao início ao processo de outsourcing e como as resolver;
• Como ocorre a evolução para BTO -

Programa

1. MARCO CONCEPTUAL
• Tipos de outsourcing
• Diferentes modelos de contratação: Out-tasking, BPO (Business Process Outsourcing), BTO (Business Transformation Outsourcing)
• Metodologia para a realização de um outsourcing
o Que passos seguir para analisar uma oportunidade de outsourcing
o As Melhores Práticas do processo
o O "Business Plan"
• Conclusões preliminares

2. O PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO
• Porque pode interessar ou não exteriorizar um serviço, porque se pensa em outsourcing
o Análise da oportunidade
o Concentração no negócio ("Core Business") da empresa
o Que alternativas existem
o Que serviços se podem exteriorizar
• Que necessita saber no momento de tomar a decisão
o Que serviços são necessários e quais tem
o Como se presta o serviço agora
o Que níveis de qualidade se necessitam e como se medem
o Quanto custa agora esse serviço fazendo-o "em casa"
• Que metodologia seguir para obter toda a informação que necessita
o Funções e processos internos susceptíveis de ser exteriorizados
o Serviços e projectos. Diferença na contratação
o Evolução da oferta do mercado. Dos produtos aos serviços
o Necessidade de uma orientação para a gestão de serviços

3. MODELO DE REFERÊNCIA. A GESTÃO DOS SERVIÇOS
• Sujeito, objecto e objectivos para os serviços
o Direcção de serviços
o Definição dos serviços
o Lições aprendidas
• Ferramentas para a gestão dos serviços
o Modelo de Gestão Corporativo para os serviços, Arquitectura
o Estratégias para a implementação do Modelo de Gestão Corporativo
o Integração de novos elementos ao Modelo de Gestão Corporativo
• Políticas e convenções para a implementação e evolução de um modelo de gestão
o Políticas para a gestão
o Convenções para a gestão
• Modelo de gestão de serviços
o Arquitectura
o Ciclos de gestão
o Áreas de gestão

4. PROSPECÇÃO DO MERCADO
• Formalização do modelo de serviços a solicitar ao mercado
• Elaboração do RFI (Request for Information)
• Análise e avaliação das ofertas recebidas
• Revisão do modelo de serviços

5. DEFINIÇÃO DO CENÁRIO FUTURO, TOMADA DE DECISÃO
• Critérios de decisão
o Necessidade do negócio
o Consecução de objectivos de negócio
o Optimização de recursos
o Políticas corporativas sobre outsourcing
• Critérios de gestão
• Impacto interno
o Estrutura da organização
o RH
o Processos
o Sistemas e Tecnologias da Informação
• Impacto externo. Imagens corporativas
• Valores objectivos e quantitativos
• Análise económica
o Intercâmbio de activos
o Modelo de preços (utility, pacote básico, "pay per view", joint-venture, etc.)
o O "custo" da mudança
• Actualização do Business Plan, conta de resultados. Decisão final
• Selecção do fornecedor
o Elaboração do RFP final
o Critérios de selecção
o Avaliação das ofertas
o Adequação aos requerimentos do serviço
o Modelo financeiro: intercâmbio de activos, de recursos humanos, modelo de preços (incentivos e penalizações)
o Modelo de gestão proposto, sem perder o controlo
o Definição do SLA (Service Level Agreement). Processo de melhoria proposto

6. NEGOCIAÇÃO
• Negociação com o fornecedor com melhor oferta
• Aspectos chave na negociação do contrato de outsourcing
• Problemática na definição do contrato
o Nível de definição que há que conseguir. Problemas da excessiva ou escassa definição
o Definição do SLA num contrato de outsourcing para incentivar o outsourcer a adaptar-se às necessidades de mudança do negócio
o Necessidade de incluir incentivos para a pró-actividade do fornecedor para conseguir a eficiência do serviço subcontratado
o Necessidades a incluir no contrato: a intenção do contrato, flexibilidade, objectivos de saída, mecanismos e ferramentas de gestão, gestão orçamental, etc.
o Riscos que se devem gerir: perdas de controlo, perdas de flexibilidade, aumento de custo, degradação do serviço, etc.
o Documentos de referência

7. A GESTÃO DA RELAÇÃO (RBM - RELATIONSHIP BASED MANAGEMENT)
• Fase de transição e colocação em prática
o A gestão da mudança
o Obtenção de recursos, negociação com o pessoal, atendimento e apoio, etc.
• Estrutura de gestão
o O Escritório de Gestão do Programa (PMO)
o Modelo de Gestão dos Serviços, o SLA e a sua evolução. Pontos de controlo
o Incentivos ao fornecedor e à própria empresa para o êxito do contrato
• Evolução para BTO - Business Transformational Outsourcing
o O outsourcer como suporte e catalizador para a transformação interna da empresa
• Atelier Prático Hands On

Ao longo deste curso os/as participantes deverão elaborar um Business Plan, com base num cenário virtual fornecido pelo Formador através da:
• Identificação das áreas susceptíveis de serem abrangidas por outsourcing;
• Análise dos critérios de análise a nível funcional, técnico, organizacional e financeiro;
• Estabelecimento de SLA's para cada uma das áreas.

8. EXERCICIOS PRÁTICOS E ANÁLISE DE CASOS

9. FECHO DA ACÇÃO E AVALIAÇÃO REACTIVA DA FORMAÇÃO

Destinatários

Este curso destina-se aos seguintes profissionais:
• Director Financeiro
• Administrador
• Director de Logística
• Director de IT
• Director de Serviços Gerais
• Director de Desenvolvimento
• Responsável pela Subcontratação
• Director de RH

Valores

Valor Inscrição: 1.570€
Low Cost (1): 1.780€
Low Cost Plus (2): 1.970€

 

• (1) Valor total para 2 Inscrições no mesmo curso e datas.
• (2) Valor total para 3 Inscrições no mesmo curso e datas.
• Todos os valores são acrescidos de IVA à taxa legal em vigor.
• Inclui: Coffee-Breaks, 1 Kit de Documentação por Formando e 1 Certificado de Participação.
• GARANTIA DE REALIZAÇÃO: Garantimos a realização de todos os nossos cursos nas datas previstas em Calendário.
   

Este Curso pode ser ministrado em Versão INTRA-EMPRESA.
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Nº Dias: 3
Hora de Início/Hora de Fim: 09.30-17.00