Expediente Geral - Secretariado

Objectivos

Este Curso pretende dotar a(o) Secretária(o) dos conceitos básicos da função de Secretariado ao nível do trabalho diário com sugestões para a optimização do seu desempenho.
No final deste Curso os participantes deverão reconhecer os deveres e obrigações da função de Secretariado, adoptar métodos de organização eficaz em Secretariado, reunir, tratar e transmitir a informação oral e escrita, organização e gestão do arquivo, telefonar com eficácia e colaborar na preparação e seguimento de reuniões. No final será enfatizada a importância da imagem que se transmite de modo a aumentar a eficácia da sua contribuição a nível organizacional.

Programa

1. DEVERES E OBRIGAÇÕES DA FUNÇÃO DE SECRETARIADO
• A Contextualização da função.
• A Importância do Secretariado.
• Código Deontológico.

2. ADOPTAR MÉTODOS DE ORGANIZAÇÃO EFICAZ EM SECRETARIADO
• Identificar os problemas de organização do trabalho.
• Planificar o trabalho e distinguir as prioridades.
• Desenvolver as noções de eficiência e produtividade global do trabalho.
• Conhecer os instrumentos e técnicas de organização e simplificação do trabalho.

3. REUNIR, TRATAR E TRANSMITIR A INFORMAÇÃO ORAL E ESCRITA
• Ler e analisar um texto. A ficha de leitura.
• Preparar e difundir a informação.
• Preparar a redacção: A folha de análise.
• Adoptar os princípios básicos de uma escrita útil. A dimensão "marketing" na comunicação escrita e oral.

4. CIRCUITO DA DOCUMENTAÇÃO
• Recepção, triagem, registo e distribuição da correspondência – entrada.
• Preparação da resposta.
• Correio electrónico.
• Registo e expedição da correspondência – saída.

5. ORGANIZAR E GERIR O ARQUIVO COM EFICÁCIA
• Definir os critérios de eficácia do arquivo.
• O documento de arquivo e suas conjunções múltiplas.
• Conhecer os circuitos documentais e o controlo das tarefas administrativas.
• Distinguir as vantagens e inconvenientes dos diversos sistemas de classificação.
• Determinar o método de classificação adaptado às necessidades.
• Tornar o arquivo acessível a todos: o plano de arquivo.
• As responsabilidades dos utentes do arquivo.
• Utilizar os meios materiais adequados.
• Controlar os movimentos dos documentos.
• Criar um ficheiro para resolver problemas de pesquisa.

6. ATENDIMENTO PRESENCIAL E TELEFÓNICO
• Analisar o seu estilo de comunicação.
• O atendimento presencial.
• Acolher e identificar o interlocutor, apresentar a empresa.
• Utilizar um vocabulário positivo e valorizante.
• Atendimento telefónico: Filtrar as chamadas e anotar as mensagens.
• Avaliar a importância do telefone como instrumento de relações públicas.
• Lidar com situações delicadas e interlocutores difíceis.

7. COLABORAR NA PREPARAÇÃO E SEGUIMENTO DE REUNIÕES
• As reuniões: Estabelecer o planning.
• Conhecer a ordem de trabalhos.
• Redigir e enviar as convocatórias.
• Organizar os dossiers de trabalho.
• Instalar o grupo.
• Tomar apontamentos e elaborar actas.

8. A IMPORTÂNCIA DA IMAGEM QUE SE TRANSMITE
• A imagem da Secretária como espelho da Empresa.
• Truques para transmitir uma Imagem Excepcional e impressionar Clientes.

9. FECHO DO CURSO E AVALIAÇÃO REACTIVA DA FORMAÇÃO

Destinatários

 Este Curso destina-se todos os profissionais que exerçam funções administrativas.

Valores

Valor Inscrição: 1.570€
Low Cost (1): 1.780€
Low Cost Plus (2): 1.970€
 

(1) Valor total para 2 Inscrições no mesmo curso e datas.
(2) Valor total para 3 Inscrições no mesmo curso e datas.

Todos os valores são acrescidos de IVA à taxa legal em vigor.

Inclui: Coffee-Breaks, 1 Kit de Documentação por Formando
e 1 Certificado de Participação.

GARANTIA DE REALIZAÇÃO: Garantimos a realização de todos os nossos cursos nas datas previstas em Calendário.

 

Este Curso pode ser ministrado em Versão

INTRA-EMPRESA.

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Por favor seleccione o local e a data do curso, e de seguida click em Inscreva-se! Ref#: SAA.4.003
Nº of hours: 18
Nº Dias: 3
Hora de Início/Hora de Fim: 09.30 - 17.00