Expediente Geral - Secretariado

Expediente Geral - Secretariado

Ref#: SAA.4.003
Nº Horas:18
Nº Dias: 3
Hora de Início/Hora de Fim: 09.30 - 17.00
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2017
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Objectivos

As modificações decorrentes da implementação de um plano de expediente devem resultar em controlo, padronização e racionalização dos processos ou procedimentos de entrada e saída dos diversos documentos da empresa. A adopção desta dinâmica por parte da organização, caracteriza a constante procura em elevar o padrão de qualidade dos serviços, a fim de atender às expectativas e necessidades dos colaboradores.

Este curso pretende dotar a(o) Secretária(o) dos conceitos básicos da função de Secretariado ao nível do trabalho diário com sugestões para a optimização do seu desempenho. No final deste curso os participantes deverão ser capazes de:
- Reconhecer os deveres e obrigações da função de Secretariado;
- Adoptar métodos de organização eficazes em Secretariado;
- Reunir, tratar e transmitir a informação oral e escrita;
- Organizar e gerir o arquivo, telefonar com eficácia e colaborar na preparação e seguimento de reuniões.

Programa

1. DEVERES E OBRIGAÇÕES DA FUNÇÃO DE SECRETARIADO
- A Contextualização da função
- A Importância do Secretariado
- Código Deontológico

2. ADOPTAR MÉTODOS DE ORGANIZAÇÃO EFICAZ EM SECRETARIADO
- Identificar os problemas de organização do trabalho
- Planificar o trabalho e distinguir as prioridades
- Desenvolver as noções de eficiência e produtividade global do trabalho
- Conhecer os instrumentos e técnicas de organização e simplificação do trabalho

3. REUNIR, TRATAR E TRANSMITIR A INFORMAÇÃO ORAL E ESCRITA
- Ler e analisar um texto. A ficha de leitura
- Preparar e difundir a informação
- Preparar a redacção: A folha de análise
- Adoptar os princípios básicos de uma escrita útil. A dimensão "marketing" na comunicação escrita e oral

4. CIRCUITO DA DOCUMENTAÇÃO
- Recepção, triagem, registo e distribuição da correspondência – entrada
- Preparação da resposta
- Correio electrónico
- Registo e expedição da correspondência – saída

5. ORGANIZAR E GERIR O ARQUIVO COM EFICÁCIA
- Definir os critérios de eficácia do arquivo
- O documento de arquivo e suas conjunções múltiplas
- Conhecer os circuitos documentais e o controlo das tarefas administrativas
- Distinguir as vantagens e inconvenientes dos diversos sistemas de classificação
- Determinar o método de classificação adaptado às necessidades
- Tornar o arquivo acessível a todos: o plano de arquivo
- As responsabilidades dos utentes do arquivo
- Utilizar os meios materiais adequados
- Controlar os movimentos dos documentos
- Criar um ficheiro para resolver problemas de pesquisa

6. ATENDIMENTO PRESENCIAL E TELEFÓNICO
- Analisar o seu estilo de comunicação
- O atendimento presencial
- Acolher e identificar o interlocutor, apresentar a empresa
- Utilizar um vocabulário positivo e valorizante
- Atendimento telefónico: Filtrar as chamadas e anotar as mensagens
- Avaliar a importância do telefone como instrumento de relações públicas
- Lidar com situações delicadas e interlocutores difíceis

7. COLABORAR NA PREPARAÇÃO E SEGUIMENTO DE REUNIÕES
- As reuniões: Estabelecer o planning
- Conhecer a ordem de trabalhos
- Redigir e enviar as convocatórias
- Organizar os dossiers de trabalho
- Instalar o grupo
- Tomar apontamentos e elaborar atas

8. A IMPORTÂNCIA DA IMAGEM QUE SE TRANSMITE
- A imagem da Secretária como espelho da Empresa
- Truques para transmitir uma Imagem Excepcional e impressionar Clientes

9. EXERCÍCIOS PRÁTICOS E SIMULAÇÕES

10. FECHO DA ACÇÃO E AVALIAÇÃO REACTIVA DA FORMAÇÃO

Destinatários

Este curso destina-se a todos os profissionais que exerçam funções administrativas, ou que pretendam adquirir novas competências na área do secretariado.

Valores

Para saber valores de participação contacte-nos através do email. info@letstalkgroup.com ou telef. +351 21 795 74 68 e solicite uma proposta! Beneficie de condições únicas!

Os cursos incluem coffee-breaks, 1 kit de documentação por formando e 1 Certificado de Participação.

Por favor seleccione o local e a data do curso, e de seguida clique em INSCREVA-SE!
Local: Data de Início - Data de Fim:

Lisboa

Expediente Geral - Secretariado
28/11/2017 - 30/11/2017
Expediente Geral - Secretariado
05/12/2017 - 07/12/2017

Este Curso pode ser ministrado em Versão INTRA-EMPRESA.
Envie-nos o seu pedido para: info@letstalkgroup.com e beneficie de condições únicas!