Produtividade e Eficácia Pessoal com MS Outlook

Produtividade e Eficácia Pessoal com MS Outlook

Ref#: DPC.2.006
Nº Horas:18
Nº Dias: 3
Hora de Início/Hora de Fim: 09:30-17:00
Inscreva-se!
2017
Seg Ter Qua Qui Sex Sáb Dom
 
 
 
 
1
 
2
 
3
 
4
 
5
 
6
 
7
 
8
 
9
 
10
 
11
 
12
 
13
 
14
 
15
 
16
 
17
 
18
 
19
 
20
 
21
 
22
 
23
 
24
 
25
 
26
 
27
 
28
 
29
 
30
 
 
 

Alguns dos conteúdos presentes neste site necessitam dos seguintes plugins.

Objectivos

Nos dias de hoje, tendemos a sobrecarregar as nossas caixas de correio electrónico com emails desnecessários e a assinar mais jornais, revistas ou feeds do que aqueles que conseguimos, realmente, ler e seguir.
Submetidos de forma quase incessante a estímulos e a todas as formas de propaganda, somos frequentemente interrompidos, o que dificulta a definição e cumprimento de prioridades. O dia-a-dia enche-se de obstáculos que consomem tempo e energia, criando uma sensação de sobrecarga, improdutividade e desespero.
Uma vez que a maior parte do nosso trabalho é feito ao computador e que a internet e as mensagens electrónicas são o meio privilegiado de comunicação, torna-se claro que a melhor gestão destas ferramentas e informações conduzirá a um aumento significativo da produtividade.
Sendo o MS Outlook uma das principais ferramentas profissionais, tanto como solução de email, como de gestão de informações pessoais, a optimização da sua utilização significa ganho de tempo, maior eficácia profissional, melhoria no clima organizacional e, provavelmente, melhor qualidade de vida.

Este curso visa dotar os participantes dos conhecimentos e ferramentas necessárias para utilizar o MS Outlook de uma forma eficaz na gestão de tempo e do correio electrónico.
No final do curso, os participantes serão capazes de:
• Organizar o planeamento pessoal e de equipas;
• Caracterizar o papel do Outlook como uma ferramenta de gestão do tempo;
• Saber como gerir as prioridades através do Outlook;
• Distinguir e configurar os tipos de conta de correio electrónico;
• Interpretar e aplicar as funcionalidades das mensagens;
• Criar regras e utilizar as funcionalidades dos contactos;
• Utilizar o livro de endereços e criar listas de distribuição;
• Identificar e descrever as características e funcionalidades do calendário;
• Definir, descrever e utilizar as funcionalidades das tarefas;
• Definir notas e indicar a sua utilidade;
• Definir e configurar diário, indicar a sua utilidade e os itens registados;
• Conseguir uma adequada gestão das múltiplas tarefas e prioridades;
• Planear, organizar e acompanhar a agenda através do Outlook;
• Identificar estratégias e ferramentas destinadas a aumentar a eficácia da gestão da agenda;
• Conhecer estratégias para controlar e gerir o tempo e o stress;
• Analisar a gestão do tempo e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional;
• Identificar os problemas da gestão de tempo.

Programa

1. CLIMA ORGANIZACIONAL / CULTURA EMPRESARIAL
• A gestão do tempo nas equipas
• A importância de estar bem para níveis de produtividade superiores
• Definir objectivos de curto, médio e longo prazo
• Um elo da cadeia de valor
• A comunicação institucional/pessoal

2. INTRODUÇÃO À GESTÃO DE TEMPO
• Estratégia pessoal
• Eficácia
• Controlo do tempo e tipos de actividade
• Gerir interrupções
• As tarefas
• Os “ladrões” do tempo
• A atitude
• A agenda

3. INTRODUÇÃO AO OUTLOOK
• Principais características
• Enviar e receber e-mails
• Guardar as informações dos contactos
• Utilizar o Calendário para gestão do tempo
• Programar o trabalho utilizando um sistema de gestão de tarefas
• Utilizar as notas para registo de ideias chave
• Utilizar o diário
• Procura rápida
• Barra de acções a fazer
• Categorias de cor
• Sinalizar e-mails
• Integrar tarefas no calendário
• Pré visualizador de anexos
• RSS Feeds

4. O MS OUTLOOK COMO UM PROGRAMA DE GESTÃO DE TEMPO
• A “quantidade” do tempo e a “qualidade” do tempo
• Autoanálise da gestão do tempo
• Factores que afetam a gestão do tempo
• Identificar as causas
• A vista de trabalho do Outlook
• Regras para a organização de mensagens

5. A GESTÃO DAS PRIORIDADES ATRAVÉS DO OUTLOOK
• O planeamento da actividade
• Estabelecer critérios de decisão
• Delinear uma estratégia para a gestão das prioridades
• Definição das prioridades
• Importante versus urgente

6. CONSEGUIR UMA ADEQUADA GESTÃO DAS MÚLTIPLAS TAREFAS
• Criar tarefas - destinar tarefas - opções de tarefas no Outlook
• Barra de ações a fazer
• Atribuir tarefas
• Categorizar tarefas
• Dar seguimento a tarefas
• Requisitos dos objectivos
• Definir e estabelecer objectivos de trabalho
• Como estabelecer prioridades face aos objectivos
• A conversão dos objectivos em tarefas: O princípio de Pareto
• Definir as tarefas que pode delegar
• Como dizer não com diplomacia
• Planear a delegação com os objectivos da organização e da equipa de trabalho

7. OS EMAILS
• Opções da mensagem
• Organizar mensagens
• Gerir a caixa de correio electrónico
• Gerir o fluxo de emails

8. GESTÃO DO TEMPO E DA AGENDA: PLANIFICAR, ORGANIZAR E ACOMPANHAR
• Explorar o calendário do Outlook
• Características
• Criar acontecimentos, compromissos e reuniões
• Convidar participantes
• Lembretes
• Partilhar o calendário
• Agendar compromissos
• Criar acontecimentos
• Criar compromissos periódicos
• Eliminar compromissos e acontecimentos
• Estratégias e ferramentas destinadas a aumentar a eficácia da gestão da agenda

EXERCÍCIOS PRÁTICOS REALIZADOS EM PC INDIVIDUAL

FECHO DA ACÇÃO E AVALIAÇÃO REACTIVA DA FORMAÇÃO

Destinatários

Este curso destina-se a todos os que pretendem aumentar a sua produtividade e eficácia pessoal através da melhor gestão do tempo disponível, potenciando a utilização do MS Outlook, utilizando com destreza as funcionalidades mais utilizadas desta ferramenta.<!--[if gte mso 9]> Normal 0 21 false false false PT X-NONE X-NONE <![endif]-->

 

Valores

Para saber valores de participação contacte-nos através do email. info@letstalkgroup.com ou telef. +351 21 795 74 68 e solicite uma proposta! Beneficie de condições únicas! Os cursos incluem coffee-breaks, 1 kit de documentação por formando e 1 Certificado de Participação.

Por favor seleccione o local e a data do curso, e de seguida clique em INSCREVA-SE!
Local: Data de Início - Data de Fim:

Este Curso pode ser ministrado em Versão INTRA-EMPRESA.
Envie-nos o seu pedido para: info@letstalkgroup.com e beneficie de condições únicas!