Article | A Evolução e Desafios da Informação Digital

Article | A Evolução e Desafios da Informação Digital

É a partir dos anos oitenta do século XX que se verifica uma utilização generalizada dos computadores nas organizações e na vida quotidiana e uma tendência crescente para o trabalho em rede.

Desde então a proliferação de hardware e software tornou-se uma realidade e o desenvolvimento das tecnologias da informação e o seu impacto na sociedade foi de tal ordem, que os especialistas falam de novos comportamentos, novos valores, novas profissões, novas formas de transacção, mas também de uma outra memória1.

Refiro-me, então, à Sociedade da Informação (SI), definida pelo Glossário da Associação Portuguesa para o Desenvolvimento da Sociedade da Informação (APDSI) como a “etapa no desenvolvimento da civilização moderna que é caracterizada pelo papel social crescente da informação, por um crescimento da partilha dos produtos e serviços de informação no PIB e pela formação de um espaço global de informação”
Diz, ainda, o supracitado que “os objectivos principais no desenvolvimento da Sociedade da Informação são promover a aprendizagem, o conhecimento, o envolvimento, a ligação em rede, a cooperação e a igualdade dos cidadãos.”
 
E qual o impacto que a chamada “Revolução do computador” teve na gestão da informação nas organizações?
 
A primeira resposta e talvez mais empírica e com que todos um pouco nos identificamos foi o aumento exponencial do volume de informação permitido pelo ambiente digital, a sua quase infinita possibilidade de replicação, de partilha.
Neste sentido, questões relativas ao acesso, à segurança, à qualidade, à organização e preservação da informação tornaram-se temas essenciais e urgentes entre os especialistas, governantes, mas também entre dirigentes, e organizações internacionais, nomeadamente a Direcção Geral do Livro, dos Arquivos e Bibliotecas (DGLAB), a Autoridade para a Modernização Administrativa (AMA), em termos nacionais e a própria UNESCO e União Europeia.
 
Ou seja, a Governança da Informação nas organizações tornou-se um instrumento estratégico para as instituições, onde importa:
 - Definir políticas e responsabilidades
 - Criar normativos e regulamentação adequadas à especificidade e características da informação de        arquivo
 - Identificar processos e procedimentos
 - Implantar modelos e técnicas consideradas pelas autoridades arquivísticas que garantam a autenticidade dos documentos de arquivo e a salvaguarda do próprio sistema.
 
Falo, então, do enquadramento da gestão da informação como uma área de risco nas organizações, que pode pôr em causa a qualidade, a execução dos processos de negócio, e a própria segurança e acesso à informação.
Quais são, então, as técnicas e instrumentos considerados pelas autoridades arquivísticas nacionais e internacionais para o desenvolvimento de sistemas de arquivo tendo em conta o acesso e preservação da informação a longo prazo?
 
A primeira abordagem é de ordem organizativa e deve ser considerada no momento de produção do próprio documento.
A organização documental é um conceito operatório e que se encontra consubstanciada no Plano de Classificação (PC), definido como um conjunto de classes que reflectem as funções e as actividades da Organização e de onde resultam os processos de negócio. Cada classe terá uma identificação própria e unívoca, assim como os processos. Deste modo, temos um sistema de arquivo estruturado sobre um instrumento que para a sua elaboração teve em conta os produtores, os instrumentos de gestão, a legislação e outros normativos. Instituído o PC, é todo um novo Código, práticas e modos de olhar para os documentos que surgem, verificando-se ainda maiores índices de recuperação e acesso à informação, assim como um maior controle sobre os mesmos.
Salvaguardada a organização da informação com a classificação permitida pelo Plano elaborado e aprovado superiormente, importa também atribuir prazos e destinos finais, uma vez que a informação não tem toda o mesmo valor e grau de importância e pertinência para as instituições.
 
Refiro-me, então, ao processo de “Avaliação e Selecção da Informação”, consubstanciada numa Tabela de Selecção, a qual é parte integrante de um Regulamento de Arquivo, onde estão estabelecidos procedimentos, normas, definidas responsabilidades relativamente a todo o sistema de arquivo.
 
Tratando-se este curto artigo, de uma pequena reflexão sobre algumas problemáticas levantadas com o surgimento da informação digital assim como sobre as soluções 
existentes, falta-me falar da preservação digital, ou seja, da existência de políticas e estratégias que garantam o acesso a longo prazo à informação, face à obsolescência tecnológica.
Ou seja, o acesso à informação digital está dependente de software e hardware (Objectos Digitais), os quais então sujeitos a obsolescência, pondo em causa o acesso continuado à informação. Neste sentido, todas as acções de preservação recaem sobre os Objectos Digitais (OD) que constituem os Documentos de Arquivo Electrónicos (DAE) e que permitem o acesso aos mesmos.
 
Parece-me, acima de tudo, que a sociedade da informação, e a adopção generalizada do digital levou os responsáveis, dirigentes e governantes a olharem para a informação produzida ou recebida de uma forma diferenciada e urgente.
 
Uma deficiente gestão e preservação da informação acarreta riscos e encargos incalculáveis para as organizações, que vão desde à perda de identidade e memória, à falta de acesso e segurança até à incapacidade de salvaguarda de direitos.
 

Gestão_arquivo2

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Janeiro, 2018
by Clara Branco, Especialista em Arquiviologia e Ciências da Informação