Práticas de Arquivo & Gestão Documental

Práticas de Arquivo & Gestão Documental

18 & 19 Fevereiro,
Online Live Training

A informação é a base de todos os processos de decisão das organizações, no entanto é simultaneamente o seu activo mais valioso e aquele que é tratado de forma mais descuidada.

De modo a que se consiga uma gestão eficiente da informação é fundamental saber arquivar documentos, controlar processos e prazos, optimizar procedimentos e garantir uma boa gestão documental como activo da organização. Gerir, controlar e disponibilizar conhecimento à pessoa certa, no momento de tomada de decisão é um processo que implica, sistemas bem estruturados, flexíveis e abrangentes a todas as fontes de informação.

Desta forma, as organizações devem implementar sistemas de Gestão Documental enquadrados numa perspectiva de Gestão de Processos da organização. Implementar um sistema de Gestão de Processos e Documentos implica um novo paradigma que utiliza como output vários suportes, entre os quais o papel, texto, e-mail e outros produtos multimédia.

Neste contexto, quando se fala em Gestão Documental devemos equacionar de uma forma abrangente a Gestão de Procedimentos e Suportes (ou Gestão Eletrónica), sendo que os documentos terão um papel mais amplo do que apenas a sua digitalização.

Interessado em saber mais? Participe!

OBJECTIVOS
No final da ação, os formandos deverão ser capazes de conhecer os conceitos básicos da arquivística e ter adquirido conhecimentos práticos na área de gestão documental que lhes permitem:
    • Orientar a função documental, para as necessidades dos utilizadores ao nível do sistema, do serviço e do produto documental;
    • Adequar os métodos de gestão documental em termos de produção, organização, gestão da informação e arquivo de documentos conforme os referenciais normativos;
    • Avaliar o impacto da revolução digital no arquivo administrativo.

DESTINATÁRIOS
Este curso destina-se a:
    • Secretárias/Assistentes;
    • Técnicos administrativos com responsabilidade na área de arquivo;
    • Colaboradores de unidades administrativas directa ou indirectamente ligados à organização e gestão da informação e de documentos de arquivo.

PROGRAMA
1. Definir as missões e os objetivos da função arquivo
     • Refletir sobre o conceito de informação em contexto administrativo:
           • Fontes de informação (Tipologias, critérios de avaliação)
           • Comunicação, difusão de informação - questões de acesso
     • Definir conceito de arquivo e tipologias.
     • Compreender qual o lugar, papel e missões dum serviço de arquivo numa organização.
     • Identificar o documento de arquivo, sua caracterização e valores associados.
     • Criar um Circuito do documento: importância da cadeia documental
2. Analisar as diferentes etapas de conceção de um Sistema de arquivo
     • Efectuar a investigação preliminar dos fundos existentes
     • Efectuar a análise funcional
     • Identificar os requisitos dos documentos de arquivo
     • Avaliar os sistemas existentes
     • Desenhar o sistema de arquivo
     • Implementar o sistema de arquivo
     • Efetuar o controlo, ajustamento e revisão
3. Gerir os fundos documentais
     • Analisar os procedimentos técnicos inerentes à gestão documental
     • Identificar um conjunto de conhecimentos teóricos e práticos destinados a conhecer a diversidade de espécies documentais
     • Conhecer os mecanismos de produção e processamento de diferentes tipologias documentais
4. Utilizar as orientações das Normas ISO no tratamento documental
     • Conhecer os requisitos da norma ISO 15489
     • Adequar os métodos de gestão documental, em termos de produção, gestão e arquivo dos documentos que testemunham as atividades quotidianas da organização, conforme a norma.
5. Recuperar e difundir a informação
     • Diferenciar os conceitos Indexação, classificação e catalogação
     • Conhecer a função de um sistema de classificação documental
     • Estratégias de pesquisa: acesso e recuperação da Informação sob o ponto de vista do utilizador
     • Compreender o processo de classificação documental
     • Escolher o sistema de classificação adequado
     • Aplicar os princípios e técnicas necessários à análise de conteúdo: Literacia de informação
     • Produzir descrições de documentos e respetivos pontos de acesso
     • Proceder à classificação de documentos utilizando linguagens documentais ou vocabulários controlados – a CDU (Classificação Decimal Universal)
     • Recursos de informação (bases de dados, índices alfabéticos, planos de arquivo…)
6. Definir uma política de preservação e conservação de documentos de arquivo
     • Identificar um conjunto de procedimentos básicos de preservação e conservação preventiva de documentos de arquivo.
     • Analisar as implicações de uma Gestão integrada de Riscos:
           • Identificar e avaliar os riscos possíveis;
           • Minimizar os riscos de alteração ou degradação dos documentos de arquivo.
7. Determinar o impacto da revolução digital nos arquivos
     • Analisar a importância de uma gestão integrada dos arquivos: metadados e interoperabilidade.
     • Descrever os novos ambientes digitais.
     • Analisar o modelo de requisitos MoReq2010
     • Associar a preservação digital ao modelo OAIS
Exercicios & Análise de Casos Práticos
Fecho & Avaliação Reactiva da Acção

METODOLOGIAS
Serão utilizados os métodos: Expositivo, Interrogativo e Participativo.
A acção decorrerá online, e será facilitada pelo formador em tempo real. Todos os participantes poderão intervir e interagir com o formador e com os outros participantes, colocando questões oralmente ou por escrito.

HORÁRIO
09:00 - 13:00

VALOR *
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* Todas as inscrições incluem: documentação/materiais, dossier técnico pedagógico, certificado de participação e acompanhamento permanente da acção.

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REQUISITOS
Para participar neste curso Online Live Training é necessário o participante ter acesso a um computador, tablet ou smartphone, com: ligação à Internet, webcam e sistema de som.

CONDIÇÕES GERAIS PARA PARTICIPAÇÃO: