Arquivo e Gestão Documental

Objectivos

A gestão eficaz da informação faz a diferença nas organizações, sendo uma arma poderosa nas mãos de quem sabe geri-la. Um arquivo bem estruturado proporciona maior competitividade, uma vez que a informação “arquivada” em qualquer suporte permite a tomada de decisões. Além disso, os documentos de arquivo guardam a memória das organizações, permitindo fazer estudos retrospectivos. As tecnologias podem contribuir para melhorar a gestão de documentos desde que respeitem padrões internacionalmente aceites, os quais implicam a necessária cumplicidade da arquivística com a tecnologia.

Este curso tem como objectivo dotar os participantes de competências, conhecimentos e instrumentos que lhe permitam desenvolver ou melhorar a gestão do arquivo e dos seus documentos. No final do curso os participantes deverão ser capazes de:
- Identificar as principais características dos documentos a tratar e a guardar;
- Descrever o ciclo de vida dos documentos;
- Identificar unidades de arquivo;
- Apresentar os passos para uma boa gestão da correspondência;
- Resolver as questões físicas que interferem neste domínio.

Programa

1. DEFINIÇÃO DE “ARQUIVO”
- Conceito de Arquivo e evolução do conceito
- As mais-valias de um arquivo organizado

2. INTRODUÇÃO À GESTÃO DE ARQUIVOS
- Missão de um sistema de arquivo na organização da empresa
- Difusão, circulação e arquivo
- Tipologia dos documentos e suportes
- Etapas da vida de um documento e seus impactos ao nível da gestão documental

3. CARACTERÍSTICAS DOS “DOCUMENTOS DE ARQUIVO”
- Principais características
- Seus objectivos
- Fundamentação

4. SISTEMAS BÁSICOS DE ARQUIVO
- Alfabético, Numérico
- Domínios de aplicação
- As vantagens e inconvenientes dos diversos sistemas de classificação
- Determinação do método de classificação adaptado às necessidades
- A indexação: generalidades, conceitos, palavras-chave, descritores, princípios de indexação

5. O CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS
- Activo
- Semi-activo
- Definitivo

6. O CONTROLO DA CORRESPONDÊNCIA NO ORGANISMO
- Gestão e controlo das entradas
- Tratamento e controlo das saídas

7. CLASSIFICAÇÃO POR ASSUNTO
- Plano dicionário (descritores)
- Plano ideológico hierarquizado
- Avaliação comparativa destes dois tipos de plano
- Parâmetros a ter em conta na escolha

8. IDENTIFICAR OS PRAZOS DE CONSERVAÇÃO: LEGAIS, ÚTEIS, HISTÓRICOS
- Documentos a conservar, a prescrição, o original e a cópia
- Os princípios de segurança e confidencialidade

9. SUPORTES DE INFORMAÇÃO
- A informação em suporte de papel: posições e material correspondente e os meios de sinalização
- Os novos suportes da informação
- Arquivo informático

10. O MANUAL DE ARQUIVO DA INFORMAÇÃO

11. QUESTÕES FÍSICAS LIGADAS AOS ARQUIVOS
- Organização e conservação de arquivos
- Questões relacionadas com o arquivo físico e com o arquivo electrónico

12. EXERCÍCIOS PRÁTICOS E SIMULAÇÕES

13. FECHO DA ACÇÃO E AVALIAÇÃO REACTIVA DA FORMAÇÃO

Destinatários

Este curso destina-se a todos os profissionais responsáveis pelo arquivo e gestão de documentos, nomeadamente técnicos, assistentes, secretário/as e área administrativa.

Valores

Para saber valores de participação contacte-nos através do email. info@letstalkgroup.com ou telef. +351 21 795 74 68 e solicite uma proposta! Beneficie de condições únicas!

Os cursos incluem coffee-breaks, 1 kit de documentação por formando e 1 Certificado de Participação.

Este Curso pode ser ministrado em Versão INTRA-EMPRESA.
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