Arquivo e Gestão Documental

Objectivos

A gestão eficaz da informação faz a diferença nas organizações, sendo uma arma poderosa nas mãos de quem sabe geri-la. Um arquivo bem estruturado proporciona maior competitividade, uma vez que a informação “arquivada” em qualquer suporte permite a tomada de decisões. Além disso, os documentos de arquivo guardam a memória das organizações, permitindo fazer estudos retrospectivos. As tecnologias podem contribuir para melhorar a gestão de documentos desde que respeitem padrões internacionalmente aceites, os quais implicam a necessária cumplicidade da arquivística com a tecnologia.

Este curso tem como objectivo dotar os participantes de competências, conhecimentos e instrumentos que lhe permitam desenvolver ou melhorar a gestão do arquivo e dos seus documentos. No final do curso os participantes deverão ser capazes de:
- Identificar as principais características dos documentos a tratar e a guardar;
- Descrever o ciclo de vida dos documentos;
- Identificar unidades de arquivo;
- Apresentar os passos para uma boa gestão da correspondência;
- Resolver as questões físicas que interferem neste domínio.

Programa

1. ARQUIVO: CONCEITOS GERAIS
• Conceito e funções do Arquivo
• As mais-valias de um arquivo organizado

2. GESTÃO DE ARQUIVOS
• Missão de um sistema de arquivo na organização da empresa
• Difusão, circulação e arquivo
• Tipologia dos documentos e suportes
• Etapas da vida de um documento e seus impactos ao nível da gestão documental

3. CARACTERÍSTICAS DOS “DOCUMENTOS DE ARQUIVO”
• Principais características e seus objetivos
• Fundamentação e natureza dos documentos

4. SISTEMAS BÁSICOS DE ARQUIVO
• Alfabético, numérico
• Domínios de aplicação
• As vantagens e inconvenientes dos diversos sistemas de classificação
• Determinação do método de classificação adaptado às necessidades
• Dicas para a organização geral do arquivo
• A ISO 9001:2015 e os seus requisitos face à documentação.

5. O CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS
• Activo
• Semi-activo
• Definitivo

6. O CONTROLO DA CORRESPONDÊNCIA NO ORGANISMO
• Gestão e controlo das entradas
• Tratamento e controlo das saídas
• Os 5´S - metodologia aplicada à gestão dos arquivos

7. CLASSIFICAÇÃO POR ASSUNTO
• Plano dicionário (descritores)
• Plano ideológico hierarquizado
• Avaliação comparativa destes dois tipos de plano
• Parâmetros a ter em conta na escolha

8. IDENTIFICAR OS PRAZOS DE CONSERVAÇÃO: LEGAIS, ÚTEIS, HISTÓRICOS
• Documentos a conservar, a prescrição, o original e a cópia
• Os princípios de segurança e confidencialidade

9. SUPORTES DE INFORMAÇÃO
• A informação em suporte de papel: posições e material correspondente e os meios de sinalização
• Os novos suportes da informação
• Arquivo informático e outras tecnologias modernas ao serviço do arquivo

10. O MANUAL DE ARQUIVO DA INFORMAÇÃO

11. QUESTÕES FÍSICAS LIGADAS AOS ARQUIVOS
• Organização e conservação de arquivos
• Questões relacionadas com o arquivo físico e com o arquivo electrónico

EXERCÍCIOS PRÁTICOS & SIMULAÇÕES

FECHO DA ACÇÃO & AVALIAÇÃO REACTIVA DA FORMAÇÃO

Destinatários

Este curso destina-se a todos os profissionais responsáveis pelo arquivo e gestão de documentos, nomeadamente técnicos, assistentes, secretário/as e área administrativa.

Valores

Os nossos serviços são dirigidos exclusivamente para empresas. Para conhecer e beneficiar das condições de participação contacte-nos através do email. info@letstalkgroup.com ou tel. +351 21 795 74 68 / +244 934 630 411

Nota: A açção de formação inclui coffee-breaks (quando aplicável), 1 kit de documentação por formando e 1 Certificado de Participação.

DURAÇÃO & HORÁRIO
A definir, de acordo com a modalidade.

FORMADOR
Facilitador especialista no tema, que combina know-how com experiência profissional consolidada e competências pedagógicas, para dar resposta a necessidades operacionais e potenciar a aprendizagem dos formandos.

MODALIDADES
  •    Presencial, em contexto e ambiente de sala de aula.
    Ou,
  •    Online Live Training (MS Teams ou Zoom).

METODOLOGIAS
Serão utilizados os métodos: Expositivo, Interrogativo e Participativo.
Formação teórico-prática e conta com a participação activa dos participantes em todas as actividades propostas. Versará a apresentação e discussão de temas específicos relacionados com a área, bem como exercícios, discussão e análise de casos práticos.
No caso da formação online, esta será facilitada pelo formador em tempo real. E, todos os participantes poderão intervir e interagir com o formador e com os outros formandos, colocando questões oralmente ou por escrito.

AVALIAÇÃO
  •    Assistência e participação mínima em pelo menos 75% da duração da formação;
  •    Avaliação prática em contexto de sala de aula ou virtual (presencial ou online).

REQUISITOS
  •    Requisitos da modalidade presencial:
        ·    Sala com boa luminosidade, ventilação e temperatura adequados ao bom funcionamento da formação;
        ·    Espaço equipado com todos os recursos didáticos necessários;
        ·    Espaço que permita a concretização de exercícios e dinâmicas de grupo aplicáveis.
  •    Requisitos técnicos da modalidade online live training:
        ·    Computador funcional equipado com placa de som, auscultadores com microfone, webcam e com ligação à internet;
        ·    Software adequado, se aplicável;
        ·    Browser: Edge, Google Chrome ou Mozilla Firefox.