Business Plan de um Processo de Outsourcing

Objectivos

Procurando a tradução de outsourcing num dicionário surge-nos a palavra “externalização”. Poderemos afirmar que o termo está correcto, no sentido em que determinadas funções no contexto de uma organização, em vez de serem cumpridas pelos meios desta, são realizadas por uma entidade externa. É isto o que diferencia o outsourcing de outros modelos de negócio. É um conceito diferente. É algo que se contrata de forma diferente.
O importante é que as duas partes (cliente e entidade contratada) têm que definir muito claramente os parâmetros a utilizar, de forma a medir as variáveis sem ambiguidades. Pelo lado do cliente, tem que haver um conhecimento muito profundo do que se está a “externalizar” e, pelo lado da entidade externa, uma grande maturidade quanto à medida do seu desempenho.

No final da acção os participantes deverão ser capazes de:
• Avaliar que serviços são necessários, que pode subcontratar e seus respectivos custos;
• Analisar o impacto interno da exteriorização na organização, nos RH, nos processos e nos Sistemas de Informação;
• Descobrir qual é o seu novo papel como responsável do departamento ou da função “exteriorizada”;
• Determinar os aspectos chave na negociação do contrato de outsourcing: flexibilidade, duração, preços, diferentes modelos de contratação;
• Definir todos os SLAs necessários para garantir a qualidade do serviço subcontratado: estabelecimento dos indicadores a medir;
• Identificar todas as dificuldades associadas ao início do processo de outsourcing e como as resolver;
• Perceber como ocorre a evolução para BTO - o outsourcer como suporte e catalizador para a transformação interna da empresa.

Programa

1. MARCO CONCEPTUAL
• Tipos de outsourcing
• Diferentes modelos de contratação: Out-tasking, BPO (Business Process Outsourcing), BTO (Business Transformation Outsourcing)
• Metodologia para a realização de um outsourcing
   o Que passos seguir para analisar uma oportunidade de outsourcing
   o As Melhores Práticas do processo
   o O "Business Plan"
• Conclusões preliminares

2. O PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO
• Porque pode interessar ou não exteriorizar um serviço, porque se pensa em outsourcing
   o Análise da oportunidade
   o Concentração no negócio ("Core Business") da empresa
   o Que alternativas existem
   o Que serviços se podem exteriorizar
• Que necessita saber no momento de tomar a decisão
   o Que serviços são necessários e quais tem
   o Como se presta o serviço agora
   o Que níveis de qualidade se necessitam e como se medem
   o Quanto custa agora esse serviço fazendo-o "em casa"
• Que metodologia seguir para obter toda a informação que necessita
   o Funções e processos internos susceptíveis de ser exteriorizados
   o Serviços e projectos. Diferença na contratação
   o Evolução da oferta do mercado. Dos produtos aos serviços
   o Necessidade de uma orientação para a gestão de serviços

3. MODELO DE REFERÊNCIA. A GESTÃO DOS SERVIÇOS
• Sujeito, objecto e objectivos para os serviços
   o Direcção de serviços
   o Definição dos serviços
   o Lições aprendidas
• Ferramentas para a gestão dos serviços
   o Modelo de Gestão Corporativo para os serviços, Arquitectura
   o Estratégias para a implementação do Modelo de Gestão Corporativo
   o Integração de novos elementos ao Modelo de Gestão Corporativo
• Políticas e convenções para a implementação e evolução de um modelo de gestão
   o Políticas para a gestão
   o Convenções para a gestão
• Modelo de gestão de serviços
   o Arquitectura
   o Ciclos de gestão
   o Áreas de gestão

4. PROSPECÇÃO DO MERCADO
• Formalização do modelo de serviços a solicitar ao mercado
• Elaboração do RFI (Request for Information)
• Análise e avaliação das ofertas recebidas
• Revisão do modelo de serviços

5. DEFINIÇÃO DO CENÁRIO FUTURO, TOMADA DE DECISÃO
• Critérios de decisão
   o Necessidade do negócio
   o Consecução de objectivos de negócio
   o Optimização de recursos
   o Políticas corporativas sobre outsourcing
• Critérios de gestão
• Impacto interno
   o Estrutura da organização
   o RH
   o Processos
   o Sistemas e Tecnologias da Informação
• Impacto externo. Imagens corporativas
• Valores objectivos e quantitativos
• Análise económica
   o Intercâmbio de activos
   o Modelo de preços (utility, pacote básico, "pay per view", joint-venture, etc.)
   o O "custo" da mudança
• Actualização do Business Plan, conta de resultados. Decisão final
• Selecção do fornecedor
   o Elaboração do RFP final
   o Critérios de selecção
   o Avaliação das ofertas
   o Adequação aos requerimentos do serviço
   o Modelo financeiro: intercâmbio de activos, de recursos humanos, modelo de preços (incentivos e penalizações)
   o Modelo de gestão proposto, sem perder o controlo
   o Definição do SLA (Service Level Agreement). Processo de melhoria proposto

6. NEGOCIAÇÃO
• Negociação com o fornecedor com melhor oferta
• Aspectos chave na negociação do contrato de outsourcing
• Problemática na definição do contrato
   o Nível de definição que há que conseguir. Problemas da excessiva ou escassa definição
   o Definição do SLA num contrato de outsourcing para incentivar o outsourcer a adaptar-se às necessidades de mudança do negócio
   o Necessidade de incluir incentivos para a pró-actividade do fornecedor para conseguir a eficiência do serviço subcontratado
   o Necessidades a incluir no contrato: a intenção do contrato, flexibilidade, objectivos de saída, mecanismos e ferramentas de gestão, gestão orçamental, etc.
   o Riscos que se devem gerir: perdas de controlo, perdas de flexibilidade, aumento de custo, degradação do serviço, etc.
   o Documentos de referência

7. A GESTÃO DA RELAÇÃO (RBM - RELATIONSHIP BASED MANAGEMENT)
• Fase de transição e colocação em prática
   o A gestão da mudança
   o Obtenção de recursos, negociação com o pessoal, atendimento e apoio, etc.
• Estrutura de gestão
   o O Escritório de Gestão do Programa (PMO)
   o Modelo de Gestão dos Serviços, o SLA e a sua evolução. Pontos de controlo
   o Incentivos ao fornecedor e à própria empresa para o êxito do contrato
• Evolução para BTO - Business Transformational Outsourcing
   o O outsourcer como suporte e catalizador para a transformação interna da empresa
• Atelier Prático Hands On

Ao longo deste curso os/as participantes deverão elaborar um Business Plan, com base num cenário virtual fornecido pelo Formador através da:
• Identificação das áreas susceptíveis de serem abrangidas por outsourcing;
• Análise dos critérios de análise a nível funcional, técnico, organizacional e financeiro;
• Estabelecimento de SLA's para cada uma das áreas.

8. EXERCÍCIOS PRÁTICOS E ANÁLISE DE CASOS

9. FECHO DA ACÇÃO E AVALIAÇÃO REACTIVA DA FORMAÇÃO

Destinatários

Este curso destina-se aos seguintes profissionais:
• Director Financeiro;
• Administrador;
• Director de Logística;
• Director de IT;
• Director de Serviços Gerais;
• Director de Desenvolvimento;
• Responsável pela Subcontratação;
• Director de RH.

Valores

Os nossos serviços são dirigidos exclusivamente para empresas. Para conhecer e beneficiar das condições de participação contacte-nos através do email. info@letstalkgroup.com ou tel. +351 21 795 74 68 / +244 934 630 411

Nota: A açção de formação inclui coffee-breaks (quando aplicável), 1 kit de documentação por formando e 1 Certificado de Participação.

DURAÇÃO & HORÁRIO
A definir, de acordo com a modalidade.

FORMADOR
Facilitador especialista no tema, que combina know-how com experiência profissional consolidada e competências pedagógicas, para dar resposta a necessidades operacionais e potenciar a aprendizagem dos formandos.


MODALIDADES
  •    Presencial, em contexto e ambiente de sala de aula.
    Ou,
  •    Online Live Training (MS Teams ou Zoom).


METODOLOGIAS
Serão utilizados os métodos: Expositivo, Interrogativo e Participativo.
Formação teórico-prática e conta com a participação activa dos participantes em todas as actividades propostas. Versará a apresentação e discussão de temas específicos relacionados com a área, bem como exercícios, discussão e análise de casos práticos.
No caso da formação online, esta será facilitada pelo formador em tempo real. E, todos os participantes poderão intervir e interagir com o formador e com os outros formandos, colocando questões oralmente ou por escrito.


AVALIAÇÃO
  •    Assistência e participação mínima em pelo menos 75% da duração da formação;
  •    Avaliação prática em contexto de sala de aula ou virtual (presencial ou online).


REQUISITOS
  •    Requisitos da modalidade presencial:
        ·    Sala com boa luminosidade, ventilação e temperatura adequados ao bom funcionamento da formação;
        ·    Espaço equipado com todos os recursos didáticos necessários;
        ·    Espaço que permita a concretização de exercícios e dinâmicas de grupo aplicáveis.
  •    Requisitos técnicos da modalidade online live training:
        ·    Computador funcional equipado com placa de som, auscultadores com microfone, webcam e com ligação à internet;
        ·    Software adequado, se aplicável;
        ·    Browser: Edge, Google Chrome ou Mozilla Firefox.