Expediente Geral - Secretariado

Objectivos

As modificações decorrentes da implementação de um plano de expediente devem resultar em controlo, padronização e racionalização dos processos ou procedimentos de entrada e saída dos diversos documentos da empresa. A adopção desta dinâmica por parte da organização, caracteriza a constante procura em elevar o padrão de qualidade dos serviços, a fim de atender às expectativas e necessidades dos colaboradores.

Este curso pretende dotar a(o) Secretária(o) dos conceitos básicos da função de Secretariado ao nível do trabalho diário com sugestões para a optimização do seu desempenho. No final deste curso os participantes deverão ser capazes de:
- Reconhecer os deveres e obrigações da função de Secretariado;
- Adoptar métodos de organização eficazes em Secretariado;
- Reunir, tratar e transmitir a informação oral e escrita;
- Organizar e gerir o arquivo, telefonar com eficácia e colaborar na preparação e seguimento de reuniões.

Programa

1. DEVERES E OBRIGAÇÕES DA FUNÇÃO DE SECRETARIADO
- A Contextualização da função
- A Importância do Secretariado
- Código Deontológico

2. ADOPTAR MÉTODOS DE ORGANIZAÇÃO EFICAZ EM SECRETARIADO
- Identificar os problemas de organização do trabalho
- Planificar o trabalho e distinguir as prioridades
- Desenvolver as noções de eficiência e produtividade global do trabalho
- Conhecer os instrumentos e técnicas de organização e simplificação do trabalho

3. REUNIR, TRATAR E TRANSMITIR A INFORMAÇÃO ORAL E ESCRITA
- Ler e analisar um texto. A ficha de leitura
- Preparar e difundir a informação
- Preparar a redacção: A folha de análise
- Adoptar os princípios básicos de uma escrita útil. A dimensão "marketing" na comunicação escrita e oral

4. CIRCUITO DA DOCUMENTAÇÃO
- Recepção, triagem, registo e distribuição da correspondência – entrada
- Preparação da resposta
- Correio electrónico
- Registo e expedição da correspondência – saída

5. ORGANIZAR E GERIR O ARQUIVO COM EFICÁCIA
- Definir os critérios de eficácia do arquivo
- O documento de arquivo e suas conjunções múltiplas
- Conhecer os circuitos documentais e o controlo das tarefas administrativas
- Distinguir as vantagens e inconvenientes dos diversos sistemas de classificação
- Determinar o método de classificação adaptado às necessidades
- Tornar o arquivo acessível a todos: o plano de arquivo
- As responsabilidades dos utentes do arquivo
- Utilizar os meios materiais adequados
- Controlar os movimentos dos documentos
- Criar um ficheiro para resolver problemas de pesquisa

6. ATENDIMENTO PRESENCIAL E TELEFÓNICO
- Analisar o seu estilo de comunicação
- O atendimento presencial
- Acolher e identificar o interlocutor, apresentar a empresa
- Utilizar um vocabulário positivo e valorizante
- Atendimento telefónico: Filtrar as chamadas e anotar as mensagens
- Avaliar a importância do telefone como instrumento de relações públicas
- Lidar com situações delicadas e interlocutores difíceis

7. COLABORAR NA PREPARAÇÃO E SEGUIMENTO DE REUNIÕES
- As reuniões: Estabelecer o planning
- Conhecer a ordem de trabalhos
- Redigir e enviar as convocatórias
- Organizar os dossiers de trabalho
- Instalar o grupo
- Tomar apontamentos e elaborar atas

8. A IMPORTÂNCIA DA IMAGEM QUE SE TRANSMITE
- A imagem da Secretária como espelho da Empresa
- Truques para transmitir uma Imagem Excepcional e impressionar Clientes

9. EXERCÍCIOS PRÁTICOS E SIMULAÇÕES

10. FECHO DA ACÇÃO E AVALIAÇÃO REACTIVA DA FORMAÇÃO

Destinatários

Este curso destina-se a todos os profissionais que exerçam funções administrativas, ou que pretendam adquirir novas competências na área do secretariado.

Valores

Os nossos serviços são dirigidos exclusivamente para empresas. Para conhecer e beneficiar das condições de participação contacte-nos através do email. info@letstalkgroup.com ou tel. +351 21 795 74 68 / +244 934 630 411

Nota: A açção de formação inclui coffee-breaks (quando aplicável), 1 kit de documentação por formando e 1 Certificado de Participação.

DURAÇÃO & HORÁRIO
A definir, de acordo com a modalidade.

FORMADOR
Facilitador especialista no tema, que combina know-how com experiência profissional consolidada e competências pedagógicas, para dar resposta a necessidades operacionais e potenciar a aprendizagem dos formandos.


MODALIDADES
  •    Presencial, em contexto e ambiente de sala de aula.
    Ou,
  •    Online Live Training (MS Teams ou Zoom).


METODOLOGIAS
Serão utilizados os métodos: Expositivo, Interrogativo e Participativo.
Formação teórico-prática e conta com a participação activa dos participantes em todas as actividades propostas. Versará a apresentação e discussão de temas específicos relacionados com a área, bem como exercícios, discussão e análise de casos práticos.
No caso da formação online, esta será facilitada pelo formador em tempo real. E, todos os participantes poderão intervir e interagir com o formador e com os outros formandos, colocando questões oralmente ou por escrito.


AVALIAÇÃO
  •    Assistência e participação mínima em pelo menos 75% da duração da formação;
  •    Avaliação prática em contexto de sala de aula ou virtual (presencial ou online).


REQUISITOS
  •    Requisitos da modalidade presencial:
        ·    Sala com boa luminosidade, ventilação e temperatura adequados ao bom funcionamento da formação;
        ·    Espaço equipado com todos os recursos didáticos necessários;
        ·    Espaço que permita a concretização de exercícios e dinâmicas de grupo aplicáveis.
  •    Requisitos técnicos da modalidade online live training:
        ·    Computador funcional equipado com placa de som, auscultadores com microfone, webcam e com ligação à internet;
        ·    Software adequado, se aplicável;
        ·    Browser: Edge, Google Chrome ou Mozilla Firefox.