O Outlook como Ferramenta de Gestão de Tempo

Objectivos

O tempo é um bem precioso. Cada minuto que passa é irrecuperável. Numa vida cada vez mais agitada com níveis de stress elevados é de vital importância gerir o tempo, quer ao nível pessoal, quer ao nível profissional. O Outlook é uma ferramenta poderosa na gestão do tempo (agenda, calendário, contactos…) e do correio electrónico. O correio electrónico é a forma de comunicação mais eficaz mas que se pode converter numa imensa perda de tempo (spam, publicidade, etc.), por isso necessita de ser bem gerido.

Este curso visa dotar os participantes dos conhecimentos e ferramentas necessárias para utilizar o Outlook de uma forma eficaz na gestão de tempo e do correio electrónico.
No final do curso, os participantes serão capazes de:
• Utilizar as técnicas de gestão de tempo;
• Caracterizar o papel do Outlook como uma ferramenta de gestão do tempo;
• Saber como gerir as prioridades através do Outlook;
• Distinguir e configurar os tipos de conta de correio electrónico;
• Interpretar e aplicar as funcionalidades das mensagens;
• Criar e utilizar modelos pessoais e assinatura pessoal;
• Criar as regras e utilizar as funcionalidades dos contactos;
• Utilizar o livro de endereços e criar listas de distribuição;
• Identificar e descrever as características e funcionalidades do calendário;
• Definir, descrever e utilizar as funcionalidades das tarefas;
• Definir notas e indicar a sua utilidade;
• Definir e configurar diário, indicar a sua utilidade e os itens registados;
• Conseguir uma adequada gestão das múltiplas tarefas e prioridades;
• Planear, organizar e acompanhar a agenda através do Outlook;
• Identificar estratégias e ferramentas destinadas a aumentar a eficácia da gestão da agenda;
• Conhecer estratégias para controlar e gerir o tempo e o stress;
• Analisar a gestão do tempo e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
• Identificar os problemas da gestão de tempo.

Programa

1. INTRODUÇÃO À GESTÃO DE TEMPO
  • Eficácia
  • Controlo do tempo e tipos de actividades
  • Gerir interrupções
  • As tarefas
  • Os “ladrões” do tempo
  • A atitude

2. TÉCNICAS DE GESTÃO DO TEMPO
  • Pontualidade 
  • Gerir telefone e e-mail
  • Lista de tarefas
  • Fecho do dia
  • Agenda

3. INTRODUÇÃO AO OUTLOOK
  • Principais características
  • Enviar e receber e-mails
  • Guardar as informações dos contactos
  • Utilizar o Calendário para gestão do tempo
  • Programar o trabalho utilizando um sistema de gestão de tarefas
  • Utilizar as notas para registo de ideias chave
  • Utilizar o diário
  • Procura rápida
  • Barra de acções a fazer
  • Categorias de cor
  • Sinalizar e-mails
  • Integrar tarefas no calendário
  • Pré visualizador de anexos
  • RSS Feeds

4. O MS OUTLOOK COMO UM PROGRAMA DE GESTÃO DE TEMPO
  • A “quantidade” do tempo e a “qualidade” do tempo
  • Auto-análise da gestão do tempo
  • Factores que afectam a gestão do tempo
  • Identificar as causas
  • A vista de trabalho do Outlook
  • Regras para a organização de mensagens
 
5. A GESTÃO DAS PRIORIDADES E DO TEMPO ATRAVÉS DO OUTLOOK
  • As categorias do Outlook e a organização do tempo
  • O planeamento da actividade
  • Estabelecer critérios de decisão
  • Delinear uma estratégia para a gestão das prioridades
  • Definição das prioridades
  • Importante versus urgente
 
6. COMO CONSEGUIR UMA ADEQUADA GESTÃO DAS MÚLTIPLAS TAREFAS E PRIORIDADES
  • Criar tarefas - destinar tarefas - opções de tarefas no outlook
    • Barra de acções a fazer
    • Atribuir tarefas
    • Categorizar tarefas
    • Dar seguimento a tarefas
  • Requisitos dos objectivos
  • Definir e estabelecer objectivos de trabalho
  • Como estabelecer prioridades face aos objectivos
  • A conversão dos objectivos em tarefas: O princípio de Pareto
  • Definir as tarefas que pode delegar
  • Como dizer não com diplomacia
  • Planear a delegação com os objectivos da organização e da equipa de trabalho

7. OS EMAILS
  • Opções da mensagem
  • Organizar mensagens
  • Gerir a caixa de correio electrónico
  • Gerir o fluxo de emails

8. GESTÃO DO TEMPO E DA AGENDA: PLANIFICAR, ORGANIZAR E ACOMPANHAR
  • Explorar o calendário do Outlook
     • Características
     • Criar acontecimentos, compromissos e reuniões
     • Convidar participantes
     • Lembretes
     • Partilhar o calendário
  • Agendar compromissos
  • Criar acontecimentos
  • Criar compromissos periódicos
  • Eliminar compromissos e acontecimentos
  • Estratégias e ferramentas destinadas a aumentar a eficácia da gestão da agenda
 
9. ESTRATÉGIAS PARA CONTROLAR E GERIR O STRESS
  • Definir e caracterizar o stress
  • Como gerir a pressão de forma estratégica
  • Aprender a lidar com o stress
 
10. BALANÇO DE VIDA PESSOAL / VIDA PROFISSIONAL
  • A gestão do tempo e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional
  • A importância de estar bem para níveis de produtividade superiores
  • Definir objectivos de curto, médio e longo prazo
 
EXERCÍCIOS PRÁTICOS

FECHO DO CURSO E AVALIAÇÃO REACTIVA DA FORMAÇÃO

Destinatários

Este curso destina-se a todos os que pretendem aumentar a sua produtividade através da melhor gestão do tempo disponível no que respeita à utilização do Outlook e que pretendam saber utilizar com destreza as funcionalidades mais utilizadas desta ferramenta.

Valores

Os nossos serviços são dirigidos exclusivamente para empresas. Para conhecer e beneficiar das condições de participação contacte-nos através do email. info@letstalkgroup.com ou tel. +351 21 795 74 68 / +244 934 630 411

Nota: A açção de formação inclui coffee-breaks (quando aplicável), 1 kit de documentação por formando e 1 Certificado de Participação.

DURAÇÃO & HORÁRIO
A definir, de acordo com a modalidade.

FORMADOR
Facilitador especialista no tema, que combina know-how com experiência profissional consolidada e competências pedagógicas, para dar resposta a necessidades operacionais e potenciar a aprendizagem dos formandos.


MODALIDADES
  •    Presencial, em contexto e ambiente de sala de aula.
    Ou,
  •    Online Live Training (MS Teams ou Zoom).


METODOLOGIAS
Serão utilizados os métodos: Expositivo, Interrogativo e Participativo.
Formação teórico-prática e conta com a participação activa dos participantes em todas as actividades propostas. Versará a apresentação e discussão de temas específicos relacionados com a área, bem como exercícios, discussão e análise de casos práticos.
No caso da formação online, esta será facilitada pelo formador em tempo real. E, todos os participantes poderão intervir e interagir com o formador e com os outros formandos, colocando questões oralmente ou por escrito.


AVALIAÇÃO
  •    Assistência e participação mínima em pelo menos 75% da duração da formação;
  •    Avaliação prática em contexto de sala de aula ou virtual (presencial ou online).


REQUISITOS
  •    Requisitos da modalidade presencial:
        ·    Sala com boa luminosidade, ventilação e temperatura adequados ao bom funcionamento da formação;
        ·    Espaço equipado com todos os recursos didáticos necessários;
        ·    Espaço que permita a concretização de exercícios e dinâmicas de grupo aplicáveis.
  •    Requisitos técnicos da modalidade online live training:
        ·    Computador funcional equipado com placa de som, auscultadores com microfone, webcam e com ligação à internet;
        ·    Software adequado, se aplicável;
        ·    Browser: Edge, Google Chrome ou Mozilla Firefox.