O Outlook como Ferramenta de Gestão de Tempo
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Objectivos
Este curso visa dotar os participantes dos conhecimentos e ferramentas necessárias para utilizar o Outlook de uma forma eficaz na gestão de tempo e do correio electrónico.
No final do curso, os participantes serão capazes de:
• Utilizar as técnicas de gestão de tempo;
• Caracterizar o papel do Outlook como uma ferramenta de gestão do tempo;
• Saber como gerir as prioridades através do Outlook;
• Distinguir e configurar os tipos de conta de correio electrónico;
• Interpretar e aplicar as funcionalidades das mensagens;
• Criar e utilizar modelos pessoais e assinatura pessoal;
• Criar as regras e utilizar as funcionalidades dos contactos;
• Utilizar o livro de endereços e criar listas de distribuição;
• Identificar e descrever as características e funcionalidades do calendário;
• Definir, descrever e utilizar as funcionalidades das tarefas;
• Definir notas e indicar a sua utilidade;
• Definir e configurar diário, indicar a sua utilidade e os itens registados;
• Conseguir uma adequada gestão das múltiplas tarefas e prioridades;
• Planear, organizar e acompanhar a agenda através do Outlook;
• Identificar estratégias e ferramentas destinadas a aumentar a eficácia da gestão da agenda;
• Conhecer estratégias para controlar e gerir o tempo e o stress;
• Analisar a gestão do tempo e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
• Identificar os problemas da gestão de tempo.
Programa
1. INTRODUÇÃO À GESTÃO DE TEMPO
• Eficácia
• Controlo do tempo e tipos de actividades
• Gerir interrupções
• As tarefas
• Os “ladrões” do tempo
• A atitude
2. TÉCNICAS DE GESTÃO DO TEMPO
• Pontualidade
• Gerir telefone e e-mail
• Lista de tarefas
• Fecho do dia
• Agenda
3. INTRODUÇÃO AO OUTLOOK
• Principais características
• Enviar e receber e-mails
• Guardar as informações dos contactos
• Utilizar o Calendário para gestão do tempo
• Programar o trabalho utilizando um sistema de gestão de tarefas
• Utilizar as notas para registo de ideias chave
• Utilizar o diário
• Procura rápida
• Barra de acções a fazer
• Categorias de cor
• Sinalizar e-mails
• Integrar tarefas no calendário
• Pré visualizador de anexos
• RSS Feeds
4. O MS OUTLOOK COMO UM PROGRAMA DE GESTÃO DE TEMPO
• A “quantidade” do tempo e a “qualidade” do tempo
• Auto-análise da gestão do tempo
• Factores que afectam a gestão do tempo
• Identificar as causas
• A vista de trabalho do Outlook
• Regras para a organização de mensagens
5. A GESTÃO DAS PRIORIDADES E DO TEMPO ATRAVÉS DO OUTLOOK
• As categorias do Outlook e a organização do tempo
• O planeamento da actividade
• Estabelecer critérios de decisão
• Delinear uma estratégia para a gestão das prioridades
• Definição das prioridades
• Importante versus urgente
6. COMO CONSEGUIR UMA ADEQUADA GESTÃO DAS MÚLTIPLAS TAREFAS E PRIORIDADES
• Criar tarefas - destinar tarefas - opções de tarefas no outlook
• Barra de acções a fazer
• Atribuir tarefas
• Categorizar tarefas
• Dar seguimento a tarefas
• Requisitos dos objectivos
• Definir e estabelecer objectivos de trabalho
• Como estabelecer prioridades face aos objectivos
• A conversão dos objectivos em tarefas: O princípio de Pareto
• Definir as tarefas que pode delegar
• Como dizer não com diplomacia
• Planear a delegação com os objectivos da organização e da equipa de trabalho
7. OS EMAILS
• Opções da mensagem
• Organizar mensagens
• Gerir a caixa de correio electrónico
• Gerir o fluxo de emails
8. GESTÃO DO TEMPO E DA AGENDA: PLANIFICAR, ORGANIZAR E ACOMPANHAR
• Explorar o calendário do Outlook
• Características
• Criar acontecimentos, compromissos e reuniões
• Convidar participantes
• Lembretes
• Partilhar o calendário
• Agendar compromissos
• Criar acontecimentos
• Criar compromissos periódicos
• Eliminar compromissos e acontecimentos
• Estratégias e ferramentas destinadas a aumentar a eficácia da gestão da agenda
9. ESTRATÉGIAS PARA CONTROLAR E GERIR O STRESS
• Definir e caracterizar o stress
• Como gerir a pressão de forma estratégica
• Aprender a lidar com o stress
10. BALANÇO DE VIDA PESSOAL / VIDA PROFISSIONAL
• A gestão do tempo e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional
• A importância de estar bem para níveis de produtividade superiores
• Definir objectivos de curto, médio e longo prazo
EXERCÍCIOS PRÁTICOS
FECHO DO CURSO E AVALIAÇÃO REACTIVA DA FORMAÇÃO
Destinatários
Este curso destina-se a todos os que pretendem aumentar a sua produtividade através da melhor gestão do tempo disponível no que respeita à utilização do Outlook e que pretendam saber utilizar com destreza as funcionalidades mais utilizadas desta ferramenta.
Valores
Os nossos serviços são dirigidos exclusivamente para empresas. Para conhecer e beneficiar das condições de participação contacte-nos através do email. info@letstalkgroup.com ou tel. +351 21 795 74 68 / +244 934 630 411
Nota: A açção de formação inclui coffee-breaks (quando aplicável), 1 kit de documentação por formando e 1 Certificado de Participação.
DURAÇÃO & HORÁRIO
A definir, de acordo com a modalidade.
FORMADOR
Facilitador especialista no tema, que combina know-how com experiência profissional consolidada e competências pedagógicas, para dar resposta a necessidades operacionais e potenciar a aprendizagem dos formandos.
MODALIDADES
• Presencial, em contexto e ambiente de sala de aula.
Ou,
• Online Live Training (MS Teams ou Zoom).
METODOLOGIAS
Serão utilizados os métodos: Expositivo, Interrogativo e Participativo.
Formação teórico-prática e conta com a participação activa dos participantes em todas as actividades propostas. Versará a apresentação e discussão de temas específicos relacionados com a área, bem como exercícios, discussão e análise de casos práticos.
No caso da formação online, esta será facilitada pelo formador em tempo real. E, todos os participantes poderão intervir e interagir com o formador e com os outros formandos, colocando questões oralmente ou por escrito.
AVALIAÇÃO
• Assistência e participação mínima em pelo menos 75% da duração da formação;
• Avaliação prática em contexto de sala de aula ou virtual (presencial ou online).
REQUISITOS
• Requisitos da modalidade presencial:
· Sala com boa luminosidade, ventilação e temperatura adequados ao bom funcionamento da formação;
· Espaço equipado com todos os recursos didáticos necessários;
· Espaço que permita a concretização de exercícios e dinâmicas de grupo aplicáveis.
• Requisitos técnicos da modalidade online live training:
· Computador funcional equipado com placa de som, auscultadores com microfone, webcam e com ligação à internet;
· Software adequado, se aplicável;
· Browser: Edge, Google Chrome ou Mozilla Firefox.