O Outlook como Ferramenta de Gestão de Tempo

Objectivos

Este curso visa dotar os participantes dos conhecimentos e ferramentas necessárias para utilizar o Outlook de uma forma eficaz na gestão de tempo e do correio electrónico.
No final do curso, os participantes serão capazes de:
• Utilizar as técnicas de gestão de tempo;
• Caracterizar o papel do Outlook como uma ferramenta de gestão do tempo;
• Saber como gerir as prioridades através do Outlook;
• Distinguir e configurar os tipos de conta de correio electrónico;
• Interpretar e aplicar as funcionalidades das mensagens;
• Criar e utilizar modelos pessoais e assinatura pessoal;
• Criar as regras e utilizar as funcionalidades dos contactos;
• Utilizar o livro de endereços e criar listas de distribuição;
• Identificar e descrever as características e funcionalidades do calendário;
• Definir, descrever e utilizar as funcionalidades das tarefas;
• Definir notas e indicar a sua utilidade;
• Definir e configurar diário, indicar a sua utilidade e os itens registados;
• Conseguir uma adequada gestão das múltiplas tarefas e prioridades;
• Planear, organizar e acompanhar a agenda através do Outlook;
• Identificar estratégias e ferramentas destinadas a aumentar a eficácia da gestão da agenda;
• Conhecer estratégias para controlar e gerir o tempo e o stress;
• Analisar a gestão do tempo e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
• Identificar os problemas da gestão de tempo.

Programa

1. INTRODUÇÃO À GESTÃO DE TEMPO
  • Eficácia
  • Controlo do tempo e tipos de actividades
  • Gerir interrupções
  • As tarefas
  • Os “ladrões” do tempo
  • A atitude

2. TÉCNICAS DE GESTÃO DO TEMPO
  • Pontualidade 
  • Gerir telefone e e-mail
  • Lista de tarefas
  • Fecho do dia
  • Agenda

3. INTRODUÇÃO AO OUTLOOK
  • Principais características
  • Enviar e receber e-mails
  • Guardar as informações dos contactos
  • Utilizar o Calendário para gestão do tempo
  • Programar o trabalho utilizando um sistema de gestão de tarefas
  • Utilizar as notas para registo de ideias chave
  • Utilizar o diário
  • Procura rápida
  • Barra de acções a fazer
  • Categorias de cor
  • Sinalizar e-mails
  • Integrar tarefas no calendário
  • Pré visualizador de anexos
  • RSS Feeds

4. O MS OUTLOOK COMO UM PROGRAMA DE GESTÃO DE TEMPO
  • A “quantidade” do tempo e a “qualidade” do tempo
  • Auto-análise da gestão do tempo
  • Factores que afectam a gestão do tempo
  • Identificar as causas
  • A vista de trabalho do Outlook
  • Regras para a organização de mensagens
 
5. A GESTÃO DAS PRIORIDADES E DO TEMPO ATRAVÉS DO OUTLOOK
  • As categorias do Outlook e a organização do tempo
  • O planeamento da actividade
  • Estabelecer critérios de decisão
  • Delinear uma estratégia para a gestão das prioridades
  • Definição das prioridades
  • Importante versus urgente
 
6. COMO CONSEGUIR UMA ADEQUADA GESTÃO DAS MÚLTIPLAS TAREFAS E PRIORIDADES
  • Criar tarefas - destinar tarefas - opções de tarefas no outlook
  • Barra de acções a fazer
  • Atribuir tarefas
  • Categorizar tarefas
  • Dar seguimento a tarefas
  • Requisitos dos objectivos
  • Definir e estabelecer objectivos de trabalho
  • Como estabelecer prioridades face aos objectivos
  • A conversão dos objectivos em tarefas: O princípio de Pareto
  • Definir as tarefas que pode delegar
  • Como dizer não com diplomacia
  • Planear a delegação com os objectivos da organização e da equipa de trabalho

7. OS EMAILS
  • Opções da mensagem
  • Organizar mensagens
  • Gerir a caixa de correio electrónico
  • Gerir o fluxo de emails

8. GESTÃO DO TEMPO E DA AGENDA: PLANIFICAR, ORGANIZAR E ACOMPANHAR
  • Explorar o calendário do Outlook
    • Características
    • Criar acontecimentos, compromissos e reuniões
    • Convidar participantes
    • Lembretes
    • Partilhar o calendário
  • Agendar compromissos
  • Criar acontecimentos
  • Criar compromissos periódicos
  • Eliminar compromissos e acontecimentos
  • Estratégias e ferramentas destinadas a aumentar a eficácia da gestão da agenda
 
9. ESTRATÉGIAS PARA CONTROLAR E GERIR O STRESS
  • Definir e caracterizar o stress
  • Como gerir a pressão de forma estratégica
  • Aprender a lidar com o stress
 
10. BALANÇO DE VIDA PESSOAL / VIDA PROFISSIONAL
  • A gestão do tempo e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional
  • A importância de estar bem para níveis de produtividade superiores
  • Definir objectivos de curto, médio e longo prazo
 
EXERCÍCIOS PRÁTICOS

FECHO DO CURSO E AVALIAÇÃO REACTIVA DA FORMAÇÃO

Destinatários

Este curso destina-se a todos os que pretendem aumentar a sua produtividade através da melhor gestão do tempo disponível no que respeita à utilização do Outlook e que pretendam saber utilizar com destreza as funcionalidades mais utilizadas desta ferramenta.

Valores

Os nossos serviços são dirigidos exclusivamente para empresas. Para conhecer e beneficiar das condições de participação contacte-nos através do email. info@letstalkgroup.com ou tel. +351 21 795 74 68 / +244 934 630 411

Nota: A açção de formação inclui coffee-breaks (quando aplicável), 1 kit de documentação por formando e 1 Certificado de Participação.

DURAÇÃO & HORÁRIO
A definir, de acordo com a modalidade.

FORMADOR
Facilitador especialista no tema, que combina know-how com experiência profissional consolidada e competências pedagógicas, para dar resposta a necessidades operacionais e potenciar a aprendizagem dos formandos.


MODALIDADES
  •    Presencial, em contexto e ambiente de sala de aula.
    Ou,
  •    Online Live Training (MS Teams ou Zoom).


METODOLOGIAS
Serão utilizados os métodos: Expositivo, Interrogativo e Participativo.
Formação teórico-prática e conta com a participação activa dos participantes em todas as actividades propostas. Versará a apresentação e discussão de temas específicos relacionados com a área, bem como exercícios, discussão e análise de casos práticos.
No caso da formação online, esta será facilitada pelo formador em tempo real. E, todos os participantes poderão intervir e interagir com o formador e com os outros formandos, colocando questões oralmente ou por escrito.


AVALIAÇÃO
  •    Assistência e participação mínima em pelo menos 75% da duração da formação;
  •    Avaliação prática em contexto de sala de aula ou virtual (presencial ou online).


REQUISITOS
  •    Requisitos da modalidade presencial:
        ·    Sala com boa luminosidade, ventilação e temperatura adequados ao bom funcionamento da formação;
        ·    Espaço equipado com todos os recursos didáticos necessários;
        ·    Espaço que permita a concretização de exercícios e dinâmicas de grupo aplicáveis.
  •    Requisitos técnicos da modalidade online live training:
        ·    Computador funcional equipado com placa de som, auscultadores com microfone, webcam e com ligação à internet;
        ·    Software adequado, se aplicável;
        ·    Browser: Edge, Google Chrome ou Mozilla Firefox.