Organização e Técnicas de Arquivo - Master Course

Objectivos

Ao pensarmos em arquivos, pensamos na produção e na conservação dos documentos. E porque se produzem e se conservam documentos?
Em primeiro lugar para a gestão administrativa dos assuntos correntes, constitui o apoio informativo para a tomada de decisões e o valor probatório que a lei lhes concede.
Em segundo lugar, aparecem como recurso básico de informação para os clientes, colaboradores e fornecedores como garantia de transparência administrativa imprescindível na gestão eficaz das organizações.
E, em terceiro lugar, com o passar do tempo, adquirem valor histórico.
É neste contexto que surge o Master de Organização e Técnicas de Arquivo, destinado a pessoal técnico-profissional e administrativo e todos aqueles que na organização têm a necessidade de arquivar documentos.

No final deste curso os participantes serão capazes de:
• Enunciar os principais conceitos relacionados com a organização e as técnicas de arquivo;
• Contribuir para a aquisição de competências técnicas para enfrentar a sociedade da informação;
• Citar documentos legislativos relevantes relacionados com os arquivos;
• Adquirir competências para gerir a informação de forma sistémica e organizada;
• Efectuar uma abordagem e um tratamento integrado dos arquivos, desde a criação até ao destino final dos documentos, qualquer que seja o seu suporte;
• Conhecer as etapas da formação dos documentos;
• Perceber o conceito de documento de arquivo;
• Enunciar o valor primário e secundário dos documentos;
• Classificar os documentos de acordo com a sua idade;
• Identificar as fases da gestão dos documentos;
• Relacionar as fases da gestão documental com a idade dos documentos;
• Apreender as diferentes fases do circuito documental;
• Conhecer os instrumentos de descrição e pesquisa;
• Enunciar as vantagens e desvantagens do copiador;
• Conhecer os princípios da organização arquivística;
• Saber as características e as regras básicas de elaboração do Plano de Classificação;
• Conhecer os principais métodos de Codificação;
• Identificar os critérios de avaliação e seleção dos documentos;
• Reconhecer o IAN-TT como órgão regulador da avaliação/seleção;
• Relacionar o conceito com a função dos arquivos;
• Exemplificar as principais diferenças entre os arquivos, as bibliotecas, os centros de documentação e os museus;
• Identificar os diferentes sistemas de arquivo, bem como as suas vantagens e desvantagens;
• Relembrar os diferentes tipos de arquivo de acordo com a Teoria das Três Idades;
• Perceber a importância da organização dos ficheiros;
• Enunciar os diferentes sistemas de ordenação;
• Recordar as fases do tratamento documental;
• Conhecer a Gestão Eletrónica de Documentos - GED nas suas funções e características;
• Comparar vantagens/desvantagens da gestão eletrónica de documentos face à gestão manual;
• Enunciar os requisitos específicos requeridos pelo GED;
• Perceber as características da microfilmagem e as suas vantagens;
• Conhecer os diferentes tipos de microfilmagem;
• Enunciar os diferentes suportes e métodos de microfilmagem;
• Perceber as principais características do MiitScript;
• Identificar as vantagens e funcionalidades do MiitScript;
• Realizar exercícios vários utilizando o programa MiitScript;
• Perceber o novo papel dos profissionais dos arquivos.

Programa

1. CONCEPÇÃO E UTILIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
• O Documento de arquivo
• O Valor dos documentos (valor primário e secundário)
• A idade dos documentos
• A gestão de documentos
• As diferentes fases da gestão de documentos

2. REGISTO DE ENTRADA E SAIDA DE DOCUMENTOS
• Análise produção/utilização dos documentos
• Os circuitos documentais
• Modelos de instrumentos de descrição e pesquisa

3. SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
• Organização arquivística
• Eficácia e utilidade do arquivo
• Tratamento técnico documental
• Plano de classificação
• Codificação
• Avaliação e selecção de documentos
• Critérios de avaliação
4. TIPOS DE ARQUIVO
• Conceito e funções dos arquivos
• Diferenças entre arquivos, bibliotecas, centros de documentação e museus
• Diferentes sistemas de arquivo
• Arquivo centralizado
• Arquivo descentralizado
• Arquivo dirigido
• Diferentes tipos de arquivo

5. ORDENAÇÃO
• Ordenação
• Regras de alfabetação e cotação

6. A INFORMAÇÃO DOS ARQUIVOS
• As tecnologias e o arquivo
• Sistemas magnéticos e ópticos
• Software para arquivo

7. A MICROFILMAGEM
• Sistemas micrográficos

8. APLICAÇÕES PRÁTICA PELA UTILIZAÇÃO DO SOFTWERE DE GESTÃO DE DOCUMENTAÇÃO MIITSCRIPT
• O Miitscript

9. AS NOVAS COMPETÊNCIAS DOS PROFISSIONAIS DOS ARQUIVOS
• Competências dos profissionais dos arquivos
• Linguagem técnica da gestão de arquivos

EXERCICIOS PRÁTICOS

FECHO DA ACÇÃO E AVALIAÇÃO REACTIVA DA FORMAÇÃO

Destinatários

Este curso destina-se a todos os profissionais que de uma forma geral, necessitem de arquivar documentos na empresa, tais como Assistentes e Técnicos Administrativos.

Valores

Para saber valores de participação contacte-nos através do email. info@letstalkgroup.com ou telef. +351 21 795 74 68 e solicite uma proposta! Beneficie de condições únicas! Os cursos incluem coffee-breaks, 1 kit de documentação por formando e 1 Certificado de Participação.

Este Curso pode ser ministrado em Versão INTRA-EMPRESA.
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