Secretariado I - Iniciação

Objectivos

O papel de um Secretário é de uma importância fundamentar para uma Organização contemporânea. O profissional de Secretariado deverá ser multifuncional e polivalente de forma a responder às necessidades da organização. A Secretária age de forma empreendedora através de uma visão ampla da organização, e com base nas necessidades do actual mercado globalizado. Esta formação, especialmente desenhada para ajudar a entender o seu papel, desenvolver e aprimorar características que compõem o seu perfil e realizar eficazmente as tarefas que lhe são atribuídas.

Este curso tem como objectivo dotar os(as) colaboradores(as) que iniciam funções de Secretariado ou de Assistentes de Gestão de competências e conhecimentos actualizados, nestes domínios.
No fim deste curso, os participantes deverão ser capazes de:
- Identificar as características e o papel do secretariado, de acordo com o desenvolvimento da empresa.
- Inserir as funções do secretariado no sistema de informação da empresa.
- Planear e organizar Reuniões e Assembleias.
- Escolher os meios de comunicação e informação, na empresa, mais ajustados à sua actividade.

Programa

1. PERFIL DA(O) SECRETÁRIA(O)
- Estilo e Apresentação
- Qualidades individuais e Personalidade
- Aperfeiçoamento
- Desenvolvimento da inteligência emocional

2. A FUNÇÃO DE SECRETARIADO
- A(o) Secretária(o) de administração/direcção
- A Colaboração com o chefe – Agenda
- Departamento de Assessoria/Secretariado
- Relações com os restantes departamentos e o seu pessoal
- O (a) Secretário (a) no organograma da empresa

3. AS TAREFAS DA (O) SECRETÁRIA(O)
- Redacção Comercial: Modelos de cartas
- Documentos comerciais e impressos
   - Classificação e arquivo
- Arquivo
   - Material e arquivo
   -Vigilância e conservação do arquivo
- Preparação de Reuniões e Assembleias
   - Convocatórias, Convites
   - Actas, Memorandos, Relatórios

4. COMUNICAÇÃO E INFORMAÇÃO NA EMPRESA
- Comunicação oral e escrita
- Comunicação interna

5. AS VIAGENS INTERNAS E EXTERNAS
- Preparação das viagens

6. COMO ACOLHER OS VISITANTES NA EMPRESA

7. A MECANIZAÇÃO NA EMPRESA
- Máquinas e utensílios

EXERCÍCIOS PRÁTICOS E SIMULAÇÕES

FECHO DA ACÇÃO E AVALIAÇÃO REACTIVA DA FORMAÇÃO

Destinatários

Este Curso destina-se essencialmente a Secretárias(os) em início de funções mas também a profissionais com funções administrativas indigitados para funções de secretariado, que necessitem de uma preparação básica para o cumprimento eficaz das suas funções.

Valores

Os nossos serviços são dirigidos exclusivamente para empresas. Para conhecer e beneficiar das condições de participação contacte-nos através do email. info@letstalkgroup.com ou tel. +351 21 795 74 68 / +244 934 630 411

Nota: A açção de formação inclui coffee-breaks (quando aplicável), 1 kit de documentação por formando e 1 Certificado de Participação.

DURAÇÃO & HORÁRIO
A definir, de acordo com a modalidade.

FORMADOR
Facilitador especialista no tema, que combina know-how com experiência profissional consolidada e competências pedagógicas, para dar resposta a necessidades operacionais e potenciar a aprendizagem dos formandos.


MODALIDADES
  •    Presencial, em contexto e ambiente de sala de aula.
    Ou,
  •    Online Live Training (MS Teams ou Zoom).


METODOLOGIAS
Serão utilizados os métodos: Expositivo, Interrogativo e Participativo.
Formação teórico-prática e conta com a participação activa dos participantes em todas as actividades propostas. Versará a apresentação e discussão de temas específicos relacionados com a área, bem como exercícios, discussão e análise de casos práticos.
No caso da formação online, esta será facilitada pelo formador em tempo real. E, todos os participantes poderão intervir e interagir com o formador e com os outros formandos, colocando questões oralmente ou por escrito.


AVALIAÇÃO
  •    Assistência e participação mínima em pelo menos 75% da duração da formação;
  •    Avaliação prática em contexto de sala de aula ou virtual (presencial ou online).


REQUISITOS
  •    Requisitos da modalidade presencial:
        ·    Sala com boa luminosidade, ventilação e temperatura adequados ao bom funcionamento da formação;
        ·    Espaço equipado com todos os recursos didáticos necessários;
        ·    Espaço que permita a concretização de exercícios e dinâmicas de grupo aplicáveis.
  •    Requisitos técnicos da modalidade online live training:
        ·    Computador funcional equipado com placa de som, auscultadores com microfone, webcam e com ligação à internet;
        ·    Software adequado, se aplicável;
        ·    Browser: Edge, Google Chrome ou Mozilla Firefox.