Tecnologias de Informação no Apoio ao Secretariado

Objectivos

As tecnologias e, em particular, as tecnologias de informação e comunicação, são consideradas como um importante vector de transformação da vida social, económica e política em todo o mundo. Em muitos casos, o aperfeiçoamento contínuo e aplicação das tecnologias têm contribuído para a criação de novas e significativas oportunidades económicas e de emprego. Para fazer face ao desafio tecnológico, são necessárias estratégias de desenvolvimento que combinem a nova capacidade tecnológica com o investimento numa grande diversidade de sectores económicos, tradicionais e não tradicionais. Estas estratégias devem ser apoiadas por melhorias no domínio da educação, desenvolvimento de competências e formação profissional.

Este curso tem como objectivo fornecer aos participantes os principais tópicos e linhas de orientação que lhes permitam enquadrar e potenciar todos os apoios e ferramentas existentes na sua organização ao nível das tecnologias de Informação, de forma a contribuírem mais activamente para os objectivos delineados. No final do curso os participantes deverão ser capazes de:
- Desenvolver formas de Pesquisa de Informação com Rapidez e Eficácia;
- Demonstrar a Importância e a Acessibilidade das Ferramentas Colaborativas;
- Gerir eficazmente o Correio Electrónico para uma consequente melhor Gestão de Tempo;
- Incrementar o Uso de Redes de Contactos: Networking;
- Conhecer Modernas Formas de Comunicar (ex: MSN, Skype, etc.).

Programa

MÓDULO 1 – SECRETARIADO II - APERFEIÇOAMENTO
1. A SECRETÁRIA / ASSISTENTE DE GESTÃO
· No Mundo Actual: Responsabilidades / Funções/ Actividades
· Competências Exigidas
· Aptidões e Capacidades a desenvolver

2. ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DO TRABALHO
· A Gestão do Trabalho e das Actividades
   • Planeamento
   • Organização
   • Acompanhamento e Controlo
· A Gestão do Tempo
   • O essencial e o acessório
   • Os principais desperdiçadores de tempo

3. A GESTÃO DA INFORMAÇÃO
· A recepção da informação e seu tratamento
   • Como tratar e gerir a formação
· O acesso à informação necessária
· Sistemas de Gestão de Informação

4. A COMUNICAÇÃO NO SECRETARIADO
· Comunicação Executiva – Secretariado
· O trabalho em Equipa
· A comunicação com os Departamentos e Serviços de Organização e inter-organizações
· Como melhorar a Capacidade de Comunicação~

5. O RELACIONAMENTO INTERPESSOAL
· Conheça-se a si mesmo
· Melhorar a relação consigo próprio e com os outros

6. PLANEAMENTO E GESTÃO DOS CONTACTOS E DAS REUNIÕES
· Instrumentos para planeamento e desenvolvimento dos contactos e das reuniões
· Planeamento, organização e tratamento dos dados das reuniões

7. O CONTACTO TELEFÓNICO
· Diferenças fundamentais entre o contacto pessoal e o contato telefónico
· Preparação, desenvolvimento e termo do contacto telefónico

8. A COMUNICAÇÃO ESCRITA
· A importância da comunicação escrita nas empresas/ organizações
· Os sistemas de comunicação escrita
· A gestão eficaz da comunicação escrita

MÓDULO 2 – TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO NO APOIO AO SECRETARIADO
1. OS DESAFIOS DO MUNDO DIGITAL
• Nova Tecnologia, Velhos Hábitos, o que Mudar?;
• Pesquisa de Informação: Encontre o que Quer?, Quando Quer? e Onde Quer?;
• Web 2.0 - Blogs, Wikis e outras Plataformas em contexto laboral.

2. FERRAMENTAS COLABORATIVAS
• Utilizar o MS Office como uma ferramenta colaborativa;
• Como tirar partido de plataformas colaborativas.

3. GESTÃO EFICAZ DO CORREIO ELECTRÓNICO
• Ganhar tempo na gestão do e-mail;
• Criar mensagens eficazes;
• Tornar as comunicações mais seguras;
• Lidar com mensagens não solicitadas – SPAM;
• Utilizar o correio electrónico como uma ferramenta de trabalho colaborativo.

4. DESENVOLVIMENTO DE REDES DE CONTACTOS
• Networking;
• Como criar oportunidades de Networking;
• Utilizar as tecnologias da informação e comunicação no Networking;
• Como criar redes de contactos em ambientes internacionais.

5. NOVAS FORMAS DE COMUNICAÇÃO
• Tirar o máximo partido do MSN, Skype e outros em contexto laboral;
• O telemóvel e as funcionalidades que poupam tempo e dinheiro;
• Comunicar de forma mais inteligente – VoIP;
• A Vídeo-conferência como ferramenta acessível do presente.

EXERCÍCIOS PRÁTICOS E SIMULAÇÕES

FECHO DA ACÇÃO E AVALIAÇÃO REACTIVA DA FORMAÇÃO

Destinatários

Este curso destina-se a: Secretárias Executivas; Secretárias e Assistentes de Direcção; Secretárias e Assistentes de Departamento; e Assistentes de Departamento.

Valores

Os nossos serviços são dirigidos exclusivamente para empresas. Para conhecer e beneficiar das condições de participação contacte-nos através do email. info@letstalkgroup.com ou tel. +351 21 795 74 68 / +244 934 630 411

Nota: A açção de formação inclui coffee-breaks (quando aplicável), 1 kit de documentação por formando e 1 Certificado de Participação.

DURAÇÃO & HORÁRIO
A definir, de acordo com a modalidade.

FORMADOR
Facilitador especialista no tema, que combina know-how com experiência profissional consolidada e competências pedagógicas, para dar resposta a necessidades operacionais e potenciar a aprendizagem dos formandos.


MODALIDADES
  •    Presencial, em contexto e ambiente de sala de aula.
    Ou,
  •    Online Live Training (MS Teams ou Zoom).


METODOLOGIAS
Serão utilizados os métodos: Expositivo, Interrogativo e Participativo.
Formação teórico-prática e conta com a participação activa dos participantes em todas as actividades propostas. Versará a apresentação e discussão de temas específicos relacionados com a área, bem como exercícios, discussão e análise de casos práticos.
No caso da formação online, esta será facilitada pelo formador em tempo real. E, todos os participantes poderão intervir e interagir com o formador e com os outros formandos, colocando questões oralmente ou por escrito.


AVALIAÇÃO
  •    Assistência e participação mínima em pelo menos 75% da duração da formação;
  •    Avaliação prática em contexto de sala de aula ou virtual (presencial ou online).


REQUISITOS
  •    Requisitos da modalidade presencial:
        ·    Sala com boa luminosidade, ventilação e temperatura adequados ao bom funcionamento da formação;
        ·    Espaço equipado com todos os recursos didáticos necessários;
        ·    Espaço que permita a concretização de exercícios e dinâmicas de grupo aplicáveis.
  •    Requisitos técnicos da modalidade online live training:
        ·    Computador funcional equipado com placa de som, auscultadores com microfone, webcam e com ligação à internet;
        ·    Software adequado, se aplicável;
        ·    Browser: Edge, Google Chrome ou Mozilla Firefox.