Maputo | Secretariado Geral - O novo perfil da função de Secretária(o)

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Maputo | Secretariado Geral - O novo perfil da função de Secretária(o)

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Seg, 18/05/2020 - 09:00 - Qua, 20/05/2020 - 16:00
Ref#: SAA.4.003

Local:

Hotel Melia Maputo Sky

Objectivos

Este curso pretende dotar a(o) Secretária(o) dos conceitos básicos da função de Secretariado ao nível do trabalho diário com sugestões para a optimização do seu desempenho.
No final deste curso os participantes deverão ser capazes de:
   · Reconhecer os deveres e obrigações da função de Secretariado;
   · Adoptar métodos de organização eficazes em Secretariado;
   · Reunir, tratar e transmitir a informação oral e escrita;
   · Organizar e gerir o arquivo, telefonar com eficácia e colaborar na preparação e seguimento de reuniões.

Programa

1. DEVERES E OBRIGAÇÕES DA FUNÇÃO DE SECRETARIADO
    · A Contextualização da função
    · A Importância do Secretariado
    · Código Deontológico
2. ADOPTAR MÉTODOS DE ORGANIZAÇÃO EFICAZ EM SECRETARIADO
    · Identificar os problemas de organização do trabalho
    · Planificar o trabalho e distinguir as prioridades
    · Desenvolver as noções de eficiência e produtividade global do trabalho
    · Conhecer os instrumentos e técnicas de organização e simplificação do trabalho
3. REUNIR, TRATAR E TRANSMITIR A INFORMAÇÃO ORAL E ESCRITA
    · Ler e analisar um texto: A ficha de leitura
    · Preparar e difundir a informação
    · Preparar a redacção: A folha de análise
    · Adoptar os princípios básicos de uma escrita útil. A dimensão "marketing" na comunicação escrita e oral
4. CIRCUITO DA DOCUMENTAÇÃO
    · Recepção, triagem, registo e distribuição da correspondência – entrada
    · Preparação da resposta
    · Correio electrónico
    · Registo e expedição da correspondência – saída
5. ORGANIZAR E GERIR O ARQUIVO COM EFICÁCIA
    · Definir os critérios de eficácia do arquivo
    · O documento de arquivo e suas conjunções múltiplas
    · Conhecer os circuitos documentais e o controlo das tarefas administrativas
    · Distinguir as vantagens e inconvenientes dos diversos sistemas de classificação
    · Determinar o método de classificação adaptado às necessidades
    · Tornar o arquivo acessível a todos: o plano de arquivo
    · As responsabilidades dos utentes do arquivo
    · Utilizar os meios materiais adequados
    · Controlar os movimentos dos documentos
    · Criar um ficheiro para resolver problemas de pesquisa
6. ATENDIMENTO PRESENCIAL E TELEFÓNICO
    · Analisar o seu estilo de comunicação
    · O atendimento presencial
    · Acolher e identificar o interlocutor, apresentar a empresa
    · Utilizar um vocabulário positivo e valorizante
    · Atendimento telefónico: Filtrar as chamadas e anotar as mensagens
    · Avaliar a importância do telefone como instrumento de relações públicas
    · Lidar com situações delicadas e interlocutores difíceis
7. COLABORAR NA PREPARAÇÃO E SEGUIMENTO DE REUNIÕES
    · As reuniões: Estabelecer o planning
    · Conhecer a ordem de trabalhos
    · Redigir e enviar as convocatórias
    · Organizar os dossiers de trabalho
    · Instalar o grupo
    · Tomar apontamentos e elaborar actas
8. A IMPORTÂNCIA DA IMAGEM QUE SE TRANSMITE
    · A imagem da Secretária como espelho da Empresa
    · Truques para transmitir uma Imagem Excepcional e impressionar Clientes
EXERCÍCIOS PRÁTICOS E SIMULAÇÕES
FECHO DA ACÇÃO E AVALIAÇÃO REACTIVA DA FORMAÇÃO

Sobre o ORADOR

Ana Paula de Almeida
Especialista nas áreas Administrativas, Secretariado e Suporte à Gestão.
Licenciatura em Línguas e Literaturas Modernas - Estudos Ingleses-Portugueses, pela Fac. de Letras da Univ. Clássica de Lisboa;
Bacharel em Secretariado, pelo ISLA – Instituto Superior de Línguas e Administração, Lisboa;
Ampla experiência profissional na implementação de vários projectos formativos, para empresas
nacionais e internacionais, de desenvolvimento de competências nas áreas de: Atendimento ao Cliente, Técnicas Administrativas, Secretariado Executivo & Assessoria de Administração, Gestão documental e arquivos, Protocolo e Relações Públicas, Ética e Etiqueta Corporativa, Organização do Trabalho, Gestão do Tempo e do Stresse, Gestão de Reclamações, entre muitas outras.
Membro da AMSPAR - Association of Medical Secretaries, Practice Managers, Administrators and Recepcionists) – Reino Unido;
Membro do Conselho Consultivo da ASP - Associação de Secretárias Profissionais Portuguesas;
Consultora Senior e Formadora do Let’sTalkGroup em contexto de implementação de projectos de Gestão, Secretariado & Gestão Documental, e Desenvolvimento Pessoal.

Destinatários

Este curso destina-se a todos os profissionais que exerçam funções administrativas, ou que pretendam adquirir novas competências na área do secretariado.

Local

Hotel Melia Maputo Sky.

Valores

1 Participante 1.370€ *
* O valor inclui coffee-break, documentação e certificado de participação.

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INFORMAÇÕES & INSCRIÇÕES
email. info@letstalkangola.com
telef. +244 93 463 0411