Práticas de Arquivo & Gestão Documental

Objectivos

A informação é a base de todos os processos de decisão das organizações, no entanto é simultaneamente o seu activo mais valioso e aquele que é tratado de forma mais descuidada.
De modo a que se consiga uma gestão eficiente da informação é fundamental saber arquivar documentos, controlar processos e prazos, optimizar procedimentos e garantir uma boa gestão documental como activo da organização. Gerir, controlar e disponibilizar conhecimento à pessoa certa, no momento de tomada de decisão é um processo que implica, sistemas bem estruturados, flexíveis e abrangentes a todas as fontes de informação.
Desta forma, as organizações devem implementar sistemas de Gestão Documental enquadrados numa perspectiva de Gestão de Processos da organização. Implementar um sistema de Gestão de Processos e Documentos implica um novo paradigma que utiliza como output vários suportes, entre os quais o papel, texto, e-mail e outros produtos multimédia.
Neste contexto, quando se fala em Gestão Documental devemos equacionar de uma forma abrangente a Gestão de Procedimentos e Suportes (ou Gestão Eletrónica), sendo que os documentos terão um papel mais amplo do que apenas a sua digitalização. Interessado em saber mais? Participe!
No final da ação, os formandos deverão ser capazes de conhecer os conceitos básicos da arquivística e ter adquirido conhecimentos práticos na área de gestão documental que lhes permitem:
    • Orientar a função documental, para as necessidades dos utilizadores ao nível do sistema, do serviço e do produto documental;
    • Adequar os métodos de gestão documental em termos de produção, organização, gestão da informação e arquivo de documentos conforme os referenciais normativos;
    • Avaliar o impacto da revolução digital no arquivo administrativo.

Programa

1. Definir as missões e os objetivos da função arquivo
     • Refletir sobre o conceito de informação em contexto administrativo:
           • Fontes de informação (Tipologias, critérios de avaliação) 
           • Comunicação, difusão de informação - questões de acesso
     • Definir conceito de arquivo e tipologias.
     • Compreender qual o lugar, papel e missões dum serviço de arquivo numa organização.
     • Identificar o documento de arquivo, sua caracterização e valores associados.
     • Criar um Circuito do documento: importância da cadeia documental
2. Analisar as diferentes etapas de conceção de um Sistema de arquivo
     • Efectuar a investigação preliminar dos fundos existentes
     • Efectuar a análise funcional
     • Identificar os requisitos dos documentos de arquivo
     • Avaliar os sistemas existentes
     • Desenhar o sistema de arquivo
     • Implementar o sistema de arquivo
     • Efetuar o controlo, ajustamento e revisão
3. Gerir os fundos documentais
     • Analisar os procedimentos técnicos inerentes à gestão documental
     • Identificar um conjunto de conhecimentos teóricos e práticos destinados a conhecer a diversidade de espécies documentais
     • Conhecer os mecanismos de produção e processamento de diferentes tipologias documentais
4. Utilizar as orientações das Normas ISO no tratamento documental
     • Conhecer os requisitos da norma ISO 15489
     • Adequar os métodos de gestão documental, em termos de produção, gestão e arquivo dos documentos que testemunham as atividades quotidianas da organização, conforme a norma.
5. Recuperar e difundir a informação
     • Diferenciar os conceitos Indexação, classificação e catalogação
     • Conhecer a função de um sistema de classificação documental
     • Estratégias de pesquisa: acesso e recuperação da Informação sob o ponto de vista do utilizador
     • Compreender o processo de classificação documental
     • Escolher o sistema de classificação adequado
     • Aplicar os princípios e técnicas necessários à análise de conteúdo: Literacia de informação 
     • Produzir descrições de documentos e respetivos pontos de acesso
     • Proceder à classificação de documentos utilizando linguagens documentais ou vocabulários controlados – a CDU (Classificação Decimal Universal)
     • Recursos de informação (bases de dados, índices alfabéticos, planos de arquivo…) 
6. Definir uma política de preservação e conservação de documentos de arquivo
     • Identificar um conjunto de procedimentos básicos de preservação e conservação preventiva de documentos de arquivo.
     • Analisar as implicações de uma Gestão integrada de Riscos:
           • Identificar e avaliar os riscos possíveis;
           • Minimizar os riscos de alteração ou degradação dos documentos de arquivo.
7. Determinar o impacto da revolução digital nos arquivos
     • Analisar a importância de uma gestão integrada dos arquivos: metadados e interoperabilidade.
     • Descrever os novos ambientes digitais.
     • Analisar o modelo de requisitos MoReq2010
     • Associar a preservação digital ao modelo OAIS
Exercicios & Análise de Casos Práticos
Fecho & Avaliação Reactiva da Acção

Destinatários

Este curso destina-se a:
    • Secretárias/Assistentes;
    • Técnicos administrativos com responsabilidade na área de arquivo;
    • Colaboradores de unidades administrativas directa ou indirectamente ligados à organização e gestão da informação e de documentos de arquivo.

Local

Online Live Training.

Valores

 Condições exclusivas para empresas e valores especiais para grupos, CONSULTE-NOS!  
Todas as inscrições incluem: documentação/materiais, dossier técnico pedagógico, certificado de participação e acompanhamento permanente da acção.

Reserve já a sua participação!

CONDIÇÕES GERAIS PARA PARTICIPAÇÃO:

1. PROCESSO DE INSCRIÇÃO:
Para formalizar a inscrição poderá preencher o formulário online ou enviar-nos um e-mail para info@letstalkgroup.com, indicando os seguintes dados:
     1. Nome da Acção/Webminar;           
     2. Dados de Facturação:
          • Designação Social da Empresa:
          • Nº de Identificação Fiscal:
          • (Se aplicável) Refª de Compra ou Nota de Encomenda que deve ser mencionada na factura;
     3. Dados de inscrição dos participantes:
          • Nome, telefone e e-mail dos participantes (dados obrigatórios):

2. FACTURAÇÃO & PAGAMENTO:
     • Aos valores apresentados, se aplicável, será acrescido o IVA à taxa legal em vigor, e incluem documentação de apoio e certificado de participação;
     • O número de participantes é limitado, e as inscrições serão consideradas pela ordem de chegada;
     • Após a recepção da inscrição a Let’s Talk Lda emitirá uma factura que deverá ser liquidada a pronto pagamento por transferência bancária para as seguintes coordenadas:
            Pagamento em Euros (Portugal e outros países):
                  Banco: MILLENNIUM BCP
                  IBAN: PT50.0033.0000.45282892181.05
                  BIC/SWIFT: BCOMPTPL
                        Ou,
                  Banco: CAIXA GERAL DE DEPOSITOS
                  IBAN: PT50.0035.0344.00007151130.13
                  BIC/SWIFT: CGDIPTPL
            Pagamento em Kwanzas (Angola):
                  Banco: Banco Millennium Atlântico
                  IBAN: AO06.0055.0000.58335106101.25
                  Nº Conta: 158335106 10 001
                        Ou,
                  Banco: BFA – Banco Fomento Angola
                  IBAN: AO06.0006.0000.35980336301.43
                  Nº Conta: 135980336 30 001
                        Ou,
                  Banco: BCI – Banco Comércio e Industria
                  IBAN: AO06.0005.0000.59860544101.97
                  Nº Conta: 5986054410001
     • A inscrição na acção só é considerada válida e garantida após confirmação de pagamento.

3. SUBSTITUIÇÕES
     • A Empresa Cliente poderá substituir um participante que não possa estar presente na acção de formação, por outro com o mesmo perfil até 2 dias antes do início da mesma. Para
se proceder à substituição basta que seja enviado um email para info@letstalkgroup.com a solicitar a alteração do participante com a respectiva identificação do formando.

4. NÃO PRESENÇAS
     • A não presença à data de início da acção, implicará o pagamento total (100%) da inscrição.

Todos os dados fornecidos são considerados confidenciais e não serão facultados a entidades terceiras, excepto para efeitos de eventual auscultação por parte do Sistema de Acreditação, sujeita a uma aceitação por parte dos visados. Está contemplado o direito à consulta e correcção de dados.
Para mais informações contacte o nosso Departamento Comercial: info@letstalkgroup.com ou +351 21 795 74 68.